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Schnittstellen und Verknüpfungen
Sie können Ihre CARE Instanz mit den Systemen unserer Software-Partner verknüpfen. Durch den initialen Stammdaten-Import wird es besonders einfach, mit CARE zu starten. Darüber hinaus entfällt durch laufende Aktualisierung von Stammdaten in CARE mit Stammdaten aus der Verwaltungssoftware die doppelte Datenpflege.
HINWEIS
Wir sind offen für die Zusammenarbeit mit weiteren Partnern. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Interesse daran haben, dass wir auch Ihre Verwaltungssoftware an CARE anbinden.
Verwaltungssoftware verknüpfen
Um Verwaltungssoftware zu verknüpfen, gehen Sie zur Seite Verwaltungssoftware.
Tippen Sie auf der nächsten Seite auf den orangefarbenen Button Verwaltungssoftware verknüpfen im unteren Seitenbereich.
Wählen Sie hier zunächst Ihre Verwaltungssoftware aus und geben Sie die Verbindungsdaten ein. Im nächsten Schritt können Sie entscheiden, welche Arten von Daten aus der Verwaltungssoftware in CARE übernommen werden dürfen. Zum Schluss stellt unser System die Verbindung zwischen CARE und Ihrer Verwaltungssoftware her, woraufhin Sie nach Belieben Importvorgänge starten können.
Wenn Sie alles eingetragen haben, klicken Sie auf Verknüpfen.
Selektiver Daten-Import
In diesem Bildschirm finden Sie die importierbaren Datensätze zu den hier gezeigten Kategorien. Gesetzte Einstellungen gelten für alle zukünftigen Imports und sind jederzeit wieder flexibel änderbar:
- Daten der Kinder
- Daten der Erziehungsberechtigten
- Daten der Teammitglieder
- Daten der Gruppen
BEISPIEL:
wird die Kategorie Daten der Kinder deaktiviert, dann wird automatisch die Kategorie Daten der Erziehungsberechtigten deaktiviert.
Diese Daten können wieder aktiviert werden, wenn die Kategorie Daten der Kinder aktiviert wird.
Ausschließlich neue Datensätze übernehmen
Wenn diese Option aktiviert ist, werden bestehende Datensätze in CARE beim Import niemals aktualisiert. Es werden ausschließlich neue, noch nicht in CARE bestehende Datensätze angelegt.
Import starten
Um Daten initial zu importieren, klicken Sie auf den orangefarbenen Button Import starten im oberen Seitenbereich.
Nach dem erfolgreichen Import werden im Bereich Änderungen die importierten Daten angezeigt.
Im Bereich Zu prüfen können mögliche Konflikte eingesehen und gelöst werden.
Neue Änderungen
Unter dem Menüpunkt Änderungen können Sie einsehen, welche Angaben neu in CARE hinterlegt wurden bzw. aus der Verwaltungssoftware überschrieben wurden. Diese Informationen sind ebenfalls in den Kinderprofilen einsehbar.
Prüfmeldungen
Sofern in CARE bereits Daten hinterlegt wurden, könnte es zu Konflikten kommen. Treten beim Import Fehler auf, werden diese unter dem Menüpunkt Zu prüfen angezeigt.
Beispiele:
- Ein Pflichtfeld ist nicht ausgefüllt
- Daten sind doppelt (z.B. E-Mail Adresse)
Diese Daten sollten Sie in der Verwaltungssoftware anpassen, damit beim nächsten Import der Konflikt gelöst ist.
WICHTIG
Um mögliche Konflikte zu vermeiden, sollte sich die Verwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand befinden. Bei einem Import können ggf. Daten aus der Verwaltungssoftware den Daten aus CARE nicht korrekt zugeordnet werden.
Der Import aus der Verwaltungssoftware ist fehlgeschlagen aufgrund doppelter E-Mail-Adressen
Beim Import aus Ihrer Verwaltungssoftware kann es zu folgender Meldung in der Zu Prüfen-Übersicht kommen:
„Die für diese:n Erziehungsberechtigte:n hinterlegte E-Mail-Adresse wird von mindestens einem oder einer weiteren CARE-Nutzer:in verwendet. Bitte passen Sie die E-Mail-Adressen bei CARE oder in der Verwaltungssoftware so an, dass keine Duplikate mehr bestehen.“
Dies kann in 3 Situationen passieren, die nicht automatisch unterschieden und aufgelöst werden können:
- Zwei Personen verwenden die selbe E-Mail-Adresse. Um eine eindeutige Zuordnung von Personen zu ihren Aktionen in CARE zu gewährleisten, darf nicht zugelassen werden, dass zwei verschiedene Personen mit der selben E-Mail-Adresse agieren. In diesem Fall muss die E-Mail-Adresse der Person in der Verwaltungssoftware angepasst werden.
- Ein neues Kind kommt in die Einrichtung, bei dem ein oder mehrere Erziehungsberechtigte früher ein anderes Kind in der Einrichtung hatten. Das andere Kind liegt im Einrichtungs-Archiv. In diesem Fall öffnen sie das Profil des neuen Kindes und nutzen die Geschwisterkind-Funktion um das Kind mit den bestehenden Erziehungsberechtigten zu verbinden.
- Das Importierte Kind, mitsamt Erziehungsberechtigten, existiert bereits im Einrichtungs-Archiv. In diesem Fall sollten Sie das soeben importierte Kind archivieren und das Original aus dem Archiv wiederherstellen.
In jedem dieser Fälle:
Nachdem sie die Situation aufgelöst haben, starten sie einen weiteren Import aus der Verwaltungssoftware um die Verknüpfung abzuschließen und die Daten der Personen zu aktualisieren.
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Schreiben Sie uns am besten eine E-Mail an hilfe@care-app.de.
Unsere Kundenbetreuung ist Montag bis Freitag für Sie da und beantwortet Ihre Anfragen schnellstmöglich.