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KEV.Kita

Sie können CARE mit der Verwaltungssoftware KEV.Kita verknüpfen und so ganz einfach Stammdaten in CARE auf dem neuesten Stand halten.

Auf Knopfdruck können Daten von Kindern, Eltern, Teammitgliedern und Stammgruppen initial in CARE importiert werden. Doppelte Datenpflege und unnötiger Verwaltungsaufwand entfallen. 

Auch wenn es mal eine Adress- oder Namensänderung gibt, müssen Sie nicht mehr zwei Systeme pflegen. Sobald die Änderung in KEV.Kita durchgeführt wurde, führen Sie einfach einen erneuten Import in CARE durch. Die Daten werden dann automatisch angepasst. 

Daten-Export aus KEV.Kita ermöglichen

HINWEIS
Um einen Import machen zu können, müssen Sie erst KEV.Kita einmal beenden und dann neu starten, um die Daten in KEV.Kita zu aktualisieren.


Damit Daten von KEV.Kita an CARE übermittelt werden können, führen Sie die folgenden Schritte in KEV.Kita durch.

  • Bestätigen Sie den Dialog "Möchten Sie den Datenaustausch durchführen?" bei der Anmeldung mit "Ja". Dadurch werden Daten aus KEV.Kita zur Schnittstelle gesendet.
  • Stellen Sie sicher, dass die Daten in KEV.Kita auf einem aktuellen Stand sind. Welche Daten bei einem Import übertragen werden, können Sie hier nachlesen.
  • Wenn auch Daten von Eltern übertragen werden sollen, setzen Sie in KEV.Kita in der Kinderverwaltung einen Haken bei "Bereitstellung Extern".
  • Wenn auch Daten von Teammitgliedern übertragen werden sollen, aktivieren Sie in KEV.Kita das „Personalmodul“.

CARE mit KEV.Kita verknüpfen

Gehen Sie zum Menüpunkt "Verwaltungssoftware", wie hier beschrieben. Klicken Sie dann auf "Verwaltungssoftware verknüpfen" im unteren Seitenbereich. 

Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier KEV.KITA aus dem Dropdown-Menü. Geben Sie dann die ID Ihrer Kita, den API-Benutzernamen und das API-Passwort ein. Klicken Sie dann auf "Verknüpfen". 

HINWEIS

Externe Kita-ID, API-Benutzername und API-Passwort erhalten Sie von der Kundenbetreuung bei KEV.Kita: kev@commpact.de 

Daten importieren

Daten importieren

Um Daten von KEV.Kita in CARE zu importieren, klicken Sie rechts oben auf den Button "Import starten" und bestätigen Sie im folgenden Dialog erneut mit "Ja, starten". 

HINWEIS

  • Übernahme von KEV in CARE: Alle Kinder werden in CARE importiert, wenn sie in KEV.Kita die Checkbox aktiv mit Ja angekreuzt haben - unabhängig ihres Status
  • Teammitglieder werden nur importiert, wenn das Personalmodul von KEV.Kita vorhanden ist. Wenn Sie das Personalmodul von KEV.Kita benötigen, wenden Sie sich dafür an den Kundensupport von KEV.Kita: kev@commpact.de

WICHTIG

Um sicherzustellen, dass Kinder und Eltern in CARE richtig miteinander verknüpft werden, achten Sie darauf, dass die Daten in KEV.Kita exakt gepflegt sind. 

Welche Daten werden importiert?

Auswählen, welche Daten importiert werden sollen

Bei einem Import werden die folgenden Daten aus KEV.Kita in CARE übertragen (sofern in KEV.Kita angegeben): 

  • Einrichtungs-Stammdaten: KEV.Kita-ID
  • Kinder: Vorname, Nachname, Geburtstag, Adresse, Geschlecht, Nationalität, Gruppe, KEV.Kita-ID, Betreuungsform, Eintrittsdatum, Betreuungsform
  • Erziehungsberechtigte: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Beziehung zu Kindern, KEV.Kita-ID
  • Teammitglieder: Vorname, Nachname, KEV.Kita-ID
  • Gruppen: Name, Erzieher:innen, KEV.Kita-ID

Für die Freischaltung des selektiven Imports kontaktieren Sie bitte unsere Kundenbetreuung unter hilfe@care-app.de.

Welche weiteren Daten und Funktionen benötigen Sie, damit in Ihrem Arbeitstag alles reibungslos funktioniert?

Unsere Partner und wir entwickeln unsere Produkte ständig weiter, um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Wir freuen uns über Ihre Anregungen per E-Mail an produkt@carloandfriends.de.

Änderungen ansehen

Nach dem erfolgreichen Import werden im Bereich "Änderungen" die importierten Daten angezeigt. So haben Sie immer den Überblick, wann welche Daten importiert wurden. 

Es werden in KEV.Kita hinterlegte Daten von Kindern, Erziehungsberechtigten, Teammitgliedern und Stammgruppen importiert. 

Prüfmeldungen ansehen und beheben

Konflikte ansehen und beheben

Im Reiter Zu prüfen werden Daten angezeigt, die nicht importiert werden konnten. Das bedeutet, dass der Datenstand in KEV.Kita anders ist, als in CARE und eine manuelle Prüfung und Anpassung erfolgen muss. 

Um diese Anpassungen vorzunehmen, entnehmen Sie der Beschreibung, welche Daten Sie anpassen müssen, um den Import zu ermöglichen. In der Regel ist eine Anpassung in KEV.Kita sinnvoll. 

Wenn alle notwendigen Änderungen vorgenommen wurden, führen Sie erneut einen Import durch. Die noch nicht importierten Datensätze werden dann in CARE übernommen. 

HINWEIS
Pflichtfelder der einzelnen Personen von CARE müssen auch in KEV.Kita gepflegt werden, sonst werden beim Import diese Personen ignoriert.

BEISPIEL

  • In KEV.Kita besitzt ein Elternteil keinen Vornamen, dieser ist in CARE jedoch ein Pflichtfeld, so wird der Elternteil vom Import ignoriert und nicht in CARE angelegt. Falls Sie Datensätze vermissen sollten, könnte dies ein Grund sein.
  • Werden Pflichtfelder im Nachhinein entfernt, so werden die vorhandenen Personen in CARE, beim nächsten Import, von der VS getrennt.

Geschwisterkinder

nur vollbürtige Geschwister können übergeben werden.

BEISPIEL
zwei Kinder haben eine Mutter aber unterschiedliche Väter. Beide Kinder werden in dem Fall ein Elternsatz hinzugefügt. Hier wird sich an dem Stammdatenführenden Kind orientiert.

Weitere Angaben zu den Geschwisterkindern

  • die Anzahl der Erziehungsberechtigten
  • die Informationen zu den Erziehungsberechtigten
  • die jeweiligen Adressen.

BEISPIEL
hat das ältestes Kind nur Mutter und die jüngeren Geschwister Mutter und Vater, so wird nur die Mutter importiert.

  • Bei mehreren Kindern mit gleichem Geburtsdatum sollte das Kind mit der kleineren ID bevorzugt werden.
  • Geschwister-Kinder müssen in KEV.Kita miteinander verknüpft sein, sonst werden in CARE die Erziehungsberechtigten doppelt angelegt.

Erziehungsberechtigte

Diese werden ausschließlich über die Kinder angelegt. Das stammdatenführende Kind ist hier das ältere Geschwisterkind. Demnach muss eine Namensänderungen etc. mindestens beim Stammdatenführenden Kind beziehungsweise an allen Datensätzen gepflegt werden.

HINWEIS ÄNDERUNG E-MAIL-ADRESSE
Wenn ein PIN-Prozess gestartet aber nicht abgeschlossen wurde, ist eine nachträgliche Bearbeitung der E-Mail Adressen möglich.
Bei einem vollständig bestätigtem Pin-Prozess kommt es zu einer Fehlermeldung. In diesem Fall muss der PIN-Prozess neu gestartet werden.

Verbindung mit KEV.Kita trennen

Wenn Sie die Verbindung von CARE mit KEV.Kita trennen möchten, klicken Sie im oberen Seitenbereich auf Einstellungen. Im folgenden Dialog klicken Sie auf "Verbindung trennen". 

Die Verbindung mit KEV.Kita kann jederzeit wieder hergestellt werden. 

Nächste Schritte

Wenn Sie erfolgreich Daten aus KEV.Kita in CARE importiert haben, können Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.

Zum Beispiel:

  • Erstellung von PINs für Erziehungsberechtigte: Damit Eltern die CARE App für iOS und Android nutzen können, benötigen Sie PINs. Wie der PIN-Prozess funktioniert, erfahren Sie im Kapitel PIN Prozess.
  • Übergabe der Einrichtungs-PIN: Teammitglieder authentifizieren sich in der Team-Anwendung mit einer 4-stelligen PIN. Diese finden Sie im Team-Profil der jeweiligen Teammitglieder.
  • Gruppen-Bilder hochladen: Wenn sie in KEV.Kita hinterlegt sind, wurden Stammgruppen automatisch in CARE hinterlegt. Laden Sie Gruppen-Bilder hoch, um Stammgruppen in der gesamten Anwendung besser erkennbar zu machen.

 

Eine Übersicht zum Start mit CARE finden Sie zudem hier: Schnellstart Einrichtungs-Admin.