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Kind archivieren
Wenn Kinder die Einrichtung verlassen, sollten sie archiviert werden. Die archivierten Kinder werden nicht mehr in den CARE Anwendungen angezeigt. Die zugehörigen Daten können im Bereich "Archivierte Kinder" abgerufen werden.
Sie können die archivierten Daten dann herunterladen (z.B. weil noch nachträglich Nachweise erbracht werden müssen oder aus anderen rechtlichen Gründen). Sie können Kinder in diesem Zeitraum auch wiederherstellen (z.B. weil ein Kind versehentlich archiviert wurde oder weil es doch in der Einrichtung bleibt).
Im Kinder-Archiv sind die folgenden Daten enthalten:
Alle Stammdaten und Angaben aus dem Kinderprofil (Adresse, Gesundheit, Abholer, etc.)
Betreuungszeiten und Abwesenheiten
Termine, Neuigkeiten, die für bzw. in Verbindung mit dem Kind eingestellt wurden.
“Heute zu beachten” (Tagesinformationen)
HINWEIS
Chats sind nicht im Archivierungspaket enthalten. Wenn hier relevante Informationen ausgetauscht wurden, sichern Sie die Textpassagen vor der Archivierung selbst (z.B. als Screenshot oder über die Funktion “Text kopieren”).
Vorgehen
Um ein Kind zu archivieren, navigieren Sie im Kinderprofil auf der linken Seite zu Kind archivieren und folgen Sie den Anweisungen. Um die Gefahr, Kinder versehentlich zu archivieren zu minimieren, müssen Sie vor der Archivierung den Vornamen des Kindes eingeben.
Die archivierten Kinderprofile können Sie im Bereich Archivierte Kinderprofile verwalten.
HINWEIS
Wenn ein Kind mehrere Vornamen hat, müssen alle Vornamen des Kindes eingegeben werden – genau so, wie sie in CARE eingetragen wurden.
WICHTIG
Bitte bedenken Sie beim Archivieren, Abspeichern und Ausdrucken an mögliche datenschutzrechtliche Vorgaben Ihrer Einrichtung oder Ihres Trägers (z.B. für Buchhaltung, Abrechnung o.ä.) oder des Gesetzgebers.