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Kinder

Im Bereich Kinder gibt es viele wichtige Grundfunktionen:

  • Kinder anlegen und verwalten

  • Erziehungsberechtigte anlegen und verwalten

  • PIN-Prozess anstoßen und verwalten

  • Excel-Import

  • Kinder archivieren

Übersicht Kinder

In der Übersicht können Sie alle Kinder sehen, die in Ihrer Einrichtung hinterlegt sind. 

Über den Gruppenfilter oben links können Sie alle Kinder anzeigen lassen oder nur Kinder aus bestimmten Stammgruppen. Über die weiteren Buttons können Sie Kinder nach Alter, Datum des Hinzufügens in CARE oder alphabetisch (nach Vorname) sortieren. Das Lupen-Symbol öffnet ein Such-Fenster, sodass Sie einfach nach bestimmten Kindern suchen können. 

HINWEIS

Das kleine rote Dreieck neben dem Kindernamen bedeutet, dass eine erstellte PIN noch nicht vom Erziehungsberechtigten bestätigt wurde. Mehr Informationen zum PIN-Prozess und zur Erstellung von PINs finden Sie unter Stammdaten. 

Kontaktliste

So erstellen Sie eine Kontaktliste mit den wichtigsten Kontaktdaten der Kinder und zugehörigen Erziehungsberechtigten: 

  1. Filtern Sie die Kinder ggf. mit Hilfe des Gruppenfilters oben links
  2. Klicken Sie auf den Button Kontaktliste oben rechts 
  3. Eine Excel-Tabelle wird generiert und heruntergeladen

 

Ein Kind neu anlegen

Um ein Kind neu anzulegen, klicken Sie auf den orangefarbenen Plus-Button oben rechts. Geben Sie die Stammdaten des Kindes ein. Vorname, Nachname, Geburtstag und Adressdaten müssen angegeben werden. Nationalität, Muttersprache und “Spricht Deutsch” müssen nicht angegeben werden.

Wenn Sie direkt ein Profilbild für das Kind hochladen wollen, markieren Sie "Profilbild jetzt anlegen". Die Eltern können mit der Eltern-App auch selbst ganz einfach ein Profilbild hochladen.

Auf der nächsten Seite geben Sie die Informationen zu den Betreuungszeiten des Kindes an. Hier können Sie das Kind auch gleich einer Gruppe zuweisen. Alle Angaben können natürlich nachträglich geändert werden. 

HINWEIS

Bald wird es möglich sein, Betreuungszeiten genauer anzugeben. So können Sie in Kita und Hort auch 2 Betreuungs-Slots am Tag und unterschiedliche Betreuungszeiten an unterschiedlichen Wochentagen abbilden. 

Geschwisterkinder anlegen

Um Geschwisterkinder (Kinder, die bereits Geschwister oder andere Kinder mit den gleichen Erziehungsberechtigten in der gleichen Einrichtung haben) anzulegen, gehen Sie so vor wie oben beschrieben. Einziger Unterschied: Wenn Sie Erziehungsberechtigte hinzufügen, wählen Sie im Dialog “Bereits bestehenden Erziehungsberechtigten auswählen”. Wie Sie Erziehungsberechtigte hinzufügen können, erfahren Sie unter Stammdaten.

Mehrere Kinder gleichzeitig anlegen mit dem Excel-Import

Wenn Sie mehrere Kinder gleichzeitig anlegen möchten, wählen Sie den Excel-Import für Kinder-Stammdaten. Diese Funktion ist vor allem bei der ersten Inbetriebnahme von CARE sehr nützlich. Sie müssen dann nicht jedes Kind einzeln eintragen.

In der Kinder-Übersicht finden Sie im oberen Seitenbereich den Button “Excel-Import”. Nach Klick öffnet sich ein Fenster. Laden Sie dort am besten zunächst die Beispiel-Datei herunter.

Sie können mit Hilfe des Excel-Uploads je Kind bis zu zwei Erziehungsberechtigte, Stammgruppe des Kindes, Betreuungsform und Betreuungszeiten und viele weitere Details angeben.

Unbedingt notwendig, damit der Import funktioniert, sind jedoch nur folgende Kinder-Daten: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtstag, Straße, PLZ, Ort.

Achten Sie darauf,

  • dass Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben

  • die Beispiel-Daten entfernt wurden (sonst werden die Beispiel-Kinder ebenfalls für Ihre Einrichtung angelegt)

  • es keine leeren Zeilen zwischen Kopf-Zeilen und den folgenden Zeilen gibt

  • keine Geschwister von bereits in der Einrichtung angelegten Kindern angegeben wurden

  • die angegebenen Gruppen bereits angelegt wurden (wie man Gruppen anlegt erfahren Sie unter Gruppen)

  • dass die Datei, die Sie hochladen wollen, nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt ist. 

HINWEISE

Sie können mit dem Excel-Upload keine Erziehungsberechtigten für Geschwisterkinder in CARE hochladen. Bei Geschwisterkindern lassen Sie bitte die Felder für die Erziehungsberechtigten frei und verknüpfen diese anschließend im Kinderprofil händisch. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel Stammdaten. 

Sie können nicht Daten von bereits bestehenden Kindern aktualisieren. Es können nur neue Kinder angelegt werden. Wenn bereits bestehende Kinder in der Tabelle mit hochgeladen werden, werden diese als neue Kinder angelegt. 

 

Wenn Sie alles ausgefüllt haben, können Sie Ihre Datei über den Dialog hochladen. Falls nicht alle Daten vollständig sind, die Eingaben eine Dopplung aufweisen oder ein anderer Fehler aufgetreten ist, erhalten Sie eine rote Fehlermeldung. Bitte passen Sie Ihre Datei dieser Meldung nach an und probieren Sie es erneut.

Die neu angelegten Kinder werden nun in der Kinder-Übersicht angezeigt. Das kleine Icon weist darauf hin, dass bei diesen Kindern noch etwas zu tun. Z.B. müssen noch die PINs für die Erziehungsberechtigten erstellt werden.