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KIVAN von Lecos

Als Verwaltungssoftware unterstützt KIVAN Landkreise, Kommunen, Träger und Einrichtungen dabei die Kita-Platzvergabe zu managen. Der Fokus liegt dabei zum einen auf der Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen und zum anderen auf der Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatzleistungen.

CARE unterstützt als Kommunikations- und Organisations-App die Einrichtungen bei ihren alltäglichen Aufgaben und fördert den direkten Austausch zwischen allen Beteiligten. Indem die CARE Kita-App und KIVAN ihre Kernkompetenzen verknüpfen, entsteht ein Medienbruch freier Datenfluss vom operativen Alltagsgeschäft in der Kita bis hin zur Auswertung und Steuerung auf strategischer Ebene.

CARE mit KIVAN verknüpfen

Gehen Sie zum Menüpunkt "Verwaltungssoftware", wie hier beschrieben. Klicken Sie dann auf "Verwaltungssoftware verknüpfen" im unteren Seitenbereich.

KIVAN Importer

Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie hier KIVAN aus dem Dropdown-Menü. Geben Sie die API-URL, API-Schlüssel und API-Schlüssel der Einrichtung an. Klicken Sie dann auf "Verknüpfen".

HINWEIS

Die API URL für Ihre Einrichtung erhalten Sie von der Kundenbetreuung bei KIVAN: kundenberatung@kivan.com

KIVAN muss für Sie freischalten, dass Sie einen API-Schlüssel generieren können. Wenden Sie sich damit am besten auch direkt an die Kundenbetreuung bei KIVAN. 

Den API-Schlüssel des Nutzers (API Key) erstellen Sie in Ihrem Benutzerkonto in KIVAN. Am besten legen Sie dafür einen separaten Nutzer in KIVAN an, der unabhängig von personellen Änderungen immer bestehen bleibt. 

Den API-Schlüssel der zu verknüpfenden Einrichtung (ein weiterer API Key) ist automatisch hinterlegt. Sie finden Ihn in den Stammdaten der Einrichtung (Stammdaten > Einrichtung) in KIVAN. 

Bitte gehen Sie sorgsam mit diesen Daten um und geben Sie sie nicht an Dritte weiter, damit unbefugte keinen Zugriff bekommen können. 

Einen API Schlüssel in KIVAN erstellen

Einen API Schlüssel in KIVAN erstellen

Um einen API-Schlüssel für Ihren Nutzer zu erstellen, loggen Sie sich in KIVAN ein, klicken Sie zunächst auf Ihren Nutzernamen rechts oben. Gehen Sie dann in den Bereich "Meine Daten". 

API Key

Klicken Sie dann auf den Button "API Key erstellen" im oberen Seitenbereich. 

Der API Key wird dann generiert und im Benutzerkonto angezeigt. 

Daten importieren

Daten importieren

Um Daten von KIVAN in CARE zu importieren, klicken Sie rechts oben auf den Button "Import starten" und bestätigen Sie im folgenden Dialog erneut mit "Ja, starten". 

WICHTIG

Um sicherzustellen, dass Kinder und Eltern in CARE richtig miteinander verknüpft werden, achten Sie darauf, dass die Daten in KIVAN exakt gepflegt sind. 

Welche Daten werden importiert?


Bei einem Import werden die folgenden Daten aus KIVAN in CARE übertragen: 

  • Kinder: Vorname, Nachname, Geburtstag, Adresse, Geschlecht, Nationalität, Muttersprache, Betreuungsstunden/Woche , KIVAN-ID
  • Erziehungsberechtige: Vorname, Nachname, Telefonnummer, Adresse, E-Mail-Adresse, Beziehung zu Kindern, KIVAN-ID

Welche weiteren Daten und Funktionen benötigen Sie, damit an Ihrem Arbeitstag alles reibungslos funktioniert?

Unsere Partner und wir entwickeln unsere Produkte ständig weiter, um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Wir freuen uns über Ihre Anregungen per E-Mail an produkt@carloandfriends.de.

Import von Betreuungsstunden pro Woche

Seit dem neusten Schnittstellen-Update können die Betreuungszeiten der Kinder mit in CARE importiert werden.

Möchten Bestandskunden - die den selektiven Import noch nicht nutzen - dieses Feld importieren, so müssten sie einmal die Verknüpfung zur Verwaltungssoftware trennen und neu verknüpfen. 
Im anschließenden Import werden dann die Betreuungszeiten den Kindern hinzugefügt.
Für Neukunden besteht kein Handlungsbedarf.

Bestandskunden, die bereits den selektiven Import nutzen, müssten dort einmal die Checkbox am Feld Betreuungsstunden/Woche aktivieren und einen erneuten Import durchführen.

Nach dem erfolgreichen Import werden im Bereich "Änderungen" die importierten Daten angezeigt. So haben Sie immer den Überblick, wann welche Daten importiert wurden. 

Es werden in KIVAN hinterlegte Daten von Kindern und Eltern importiert.

Prüfmeldungen ansehen und beheben

Im Reiter Zu prüfen werden Daten angezeigt, die nicht importiert werden konnten oder noch manuell in CARE bearbeitet werden müssen. Bei Daten, die nicht importiert werden konnten, ist in der Regel eine Anpassung in KIVAN notwendig. 

Entnehmen Sie der jeweiligen Beschreibung, welche Daten Sie anpassen müssen. 

Wenn alle notwendigen Änderungen vorgenommen wurden, führen Sie erneut einen Import durch. Die noch nicht importierten Datensätze werden dann in CARE übernommen. 

Datenvorbereitung mit „Nutzung der CARE App“

Zur Unterstützung bei der Datenvorbereitung für den anschließenden Import von KIVAN nach CARE stellt KIVAN die Option „Nutzung CARE App“ zur Verfügung. Diese Funktion besteht aus zwei Checkboxen, die beide aktiviert werden müssen. Sie sorgt dafür, dass in Ihrer KIVAN-Instanz für alle Erziehungsberechtigten eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt werden muss.
CARE nutzt die E-Mail-Adresse als eindeutiges Zuordnungskriterium, um bestehende Datensätze korrekt den jeweiligen Personen zuzuordnen.

Vorgehensweise:

  1. Öffnen Sie in KIVAN die Stammdaten Ihrer Einrichtung.
  2. Navigieren Sie zum Bereich Schnittstellen.
  3. Aktivieren Sie dort die globale Checkbox „Nutzung CARE App“.
    a. → Durch die Aktivierung erscheint bei den Datensätzen der Erziehungsberechtigten ebenfalls die Checkbox „Nutzung CARE App“.
    b. → Diese sorgt dafür, dass das Feld E-Mail-Adresse zu einem Pflichtfeld wird.
    c. → Die Änderung ist rein optisch und hat keinen Einfluss auf den eigentlichen Datenimport.
  4. Aktivieren Sie die Checkbox „Nutzung CARE App“ bei allen Eltern-Datensätzen und tragen Sie die jeweilige E-Mail-Adresse ein.

HINWEIS:
Wenn Sie die Checkbox bei einzelnen Eltern-Datensätzen nicht aktivieren, werden diese Datensätze trotzdem nach CARE importiert.
In diesem Fall kann es jedoch zu Konfliktmeldungen kommen, die Sie anschließend manuell auflösen müssen.

Elterndatensätze - Hilfreiche Hinweise

Elterndatensätze, vorallem bei Geschwisterkindern, sind bei Schnittstellen-Importen ein komplexes Thema. Um einen möglichst konfliktfreien Import durchzuführen, sollten Sie sich an folgende Punkte halten:

Konsistenz der Daten bei Geschwisterkindern

Ist in der Verwaltungssoftware ein Elternteil enthalten, welches mehr als ein Kind hat, so muss dieses Elternteil mit konsistenten und exakt gleichen Daten bei jedem Kind neu angelegt werden. Nur so werden sie als die gleiche Person erkannt und verknüpft.

Anker der Verknüpfung ist die E-Mail-Adresse. Geteilte E-Mail-Adressen der verschiedenen Eltern ist nicht erlaubt. In KIVAN gibt es dazu eine Vorkehrung, die getroffen werden kann, um die Handhabung möglichst einfach zu gestalten (Checkbox Nutzung CARE App).

Ist eine E-Mail-Adresse nicht vorhanden, so werden die verschiedenen Datensätze der Eltern anhand von Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer verknüpft.

WICHTIG Exaktheit/Konsistenz der Daten

Beispiel:
Die Adressen “Hauptstraße 13a” und “Hauptstraße 13 A” werden als unterschiedlich angesehen. Gibt es dort Unterschiede, so treten beim Import entweder “offene Konfliktmeldungen” auf, die es zu lösen gilt, oder aber der gleiche Elternteil wird als zwei unterschiedliche Personen angelegt.

Konsistente Daten sind weiter wichtig, da bei Geschwisterkindern das Kind mit der niedrigeren Vorgangsnummer in KIVAN als stammdatenführend gilt.
Meist ist es das Kind, welches zuerst in KIVAN angelegt wurde. Das bedeutet, dass Änderungen an dem Elternteil innerhalb dieses Vertrags beim Import an alle Geschwisterkinder in CARE übertragen werden. Im Zweifel übertragen sich also evtl. Tippfehler oder falsche Daten.

Das heißt also, wenn sich Änderungen bei den Eltern ergeben (bspw. Scheidung, Umzug, Telefonnummer-Änderung etc.) so sollte dies in KIVAN an allen betroffenen Stellen richtig gepflegt sein, da im Zweifel die Änderungen an einem “nicht-stammdatenführenden” Kind eingetragen werden und somit keine Übertragung an CARE beim Import passieren.

Verbindung mit KIVAN trennen

Wenn Sie die Verbindung von CARE mit KIVAN trennen möchten, klicken Sie im oberen Seitenbereich auf Einstellungen. Im folgenden Dialog klicken Sie auf "Verbindung trennen". 

Die Verbindung mit KIVAN kann jederzeit wieder hergestellt werden. 

Nächste Schritte

Wenn Sie erfolgreich Daten aus KIVAN in CARE übertragen haben, können Sie mit den nächsten Schritten fortfahren. 

Zum Beispiel: 

  • Erstellung von PINs für Erziehungsberechtigte: Damit Eltern die CARE App für iOS und Android nutzen können, benötigen Sie PINs. Wie der PIN-Prozess funktioniert, erfahren Sie im Kapitel PIN Prozess.
  • Anlegen von Teammitgliedern und Übergabe der Einrichtungs-PIN: Teammitglieder authentifizieren sich in der Team-Anwendung mit einer 4-stelligen PIN. Diese finden Sie im Team-Profil der jeweiligen Teammitglieder.
  • Gruppen-Bilder hochladen: Wenn sie in KIVAN hinterlegt sind, wurden Stammgruppen automatisch in CARE hinterlegt. Laden Sie Gruppen-Bilder hoch, um Stammgruppen in der gesamten Anwendung besser erkennbar zu machen.

Eine Übersicht mit Tipps zum Start mit CARE finden Sie zudem hier: Schnellstart Einrichtungs-Admin.