Was bringen Kita-Apps? Praxistest und Nutzen im Fokus
7 Min Minuten LesezeitKita-Apps sind in aller Munde. Und sie haben auch schon viele Praxistests hinter sich! Denn die Anzahl der Einrichtungen, die ihre Kita-Organisation per App stützen, wächst beständig. Kein Wunder - praktisch, zeitsparend und zielgruppengerecht sind die smarten Helfer allemal.
Dass die Bedienung einer Kita-App spontan und einfach gelingt, ist aber nur die halbe Miete. Denn natürlich müssen die Funktionen der App so eingesetzt werden, dass sie auch wirklich etwas bringen! Es ergibt nämlich keinen Sinn, nur zu digitalisieren, damit digitalisiert ist.
Im Endeffekt soll mit der Kita-App etwas besser, leichter, schneller klappen, als vorher!
Wie geht das? Indem man die Kita-App bedarfsgerecht einsetzt. Die Funktionen der App orientieren sich an den To-dos in Ihrem Alltag: Neuigkeiten, Termine, Gruppentagebuch, etc.
Erfahrene Anwender:innen berichten immer wieder vom Mehrwert in der Praxis - deshalb greifen wir hier 12 Funktionen von Kita-Apps beispielhaft auf. Zusätzlich blicken wir kurz auf Software-Lösungen für die Verwaltung und spezielle Aufgaben.
1_ Pinnwand mit Neuigkeiten aus der Kita
An Ihrer Kita-Pinnwand im Flur hetzen die Eltern oft vorbei? An der digitalen Pinnwand nicht! Hier teilen Sie den Familien nachhaltig mit, was Ihnen wichig ist.
Tagesrückblick, Projektdoku, Einladungen, Mitbringlisten oder Ankündigungen: Ganz gleich, was Sie vermitteln möchten, alles landet direkt und zuverlässig auf dem Smartphone der Eltern. So ärgern sie sich nicht mehr über ungesehene Aushänge.
Aufmerksamkeit. Zielgruppenorientierung. Transparenz.
2_ Digitales Gruppentagebuch
Ein zentraler Ort für Notizen - das ist das Gruppentagebuch! Sofort ist jedes Teammitglied bestens informiert. In der Kita-App sieht man stets auf einen Blick, was wissenswert ist.
Der Tag läuft viel reibungsloser, wenn Infos dort landen, wo sie gebraucht werden. So behalten Sie den Überblick über alles, was wichtig ist.
Informationsfluss. Aktualität. Dokumentation.
3_ An- und Abwesenheiten der Kinder
Sie kennen es: Das Telefon klingelt - und man lässt die Kinder sitzen. Egal, wie intensiv die Interaktion gerade war. Und dann erfährt man: "Hannes bleibt heute mal daheim, Oma ist zu Besuch!". Okay. Das sollte die Kollegin aus der Blauen Gruppe wissen. Die kommt erst später. Hoffentlich vergessen Sie nicht, ihr den Klebezettel zu geben!
Mit Kita-App? Eltern melden Kind per Fingertipp ab, Fachkräfte wissen sofort Bescheid. Fertig. Und die An- und Abwesenheitszeiten eines jeden Kindes werden auch gleich gespeichert.
Weniger Telefonate. Überblick. Interaktionsqualität.
4_ Direktnachrichten an Eltern und -gruppen
Die ganze Kita-Familie, den Elternbeirat, die Eltern aller Vorschulkinder und die Mutter von Alyssa... wen erreichen Sie wann? Und wie aufwändig ist es, kurz eine Rückmeldung von bestimmten Personengruppen einzuholen?
Mit analogen Methoden ist das oft schwierig. Mit einer Kita-App ist es ganz unkompliziert. Damit Sie niemals auf das datenschutzrechtlich äußerst bedenkliche WhatsApp ausgeweichen müssen.
Verlässlichkeit. Datensicherheit. Erreichbarkeit.
5_ Übersetzung der Textinhalte
Sprachbarrieren gehören zum Alltag vieler Einrichtungen. Der Austausch ist erschwert, wenn die Vertrauenspersonen eines Kindes unterschiedliche Sprachen sprechen. Auch wenn sich alle Mühe geben: Oft versteht das Gegenüber nur Bruchstücke dessen, was man mitteilen wollte. So bleibt oft ein schales Gefühl, weil man sich auf der einen Seite nicht verstanden, auf der anderen Seite nicht mitgenommen fühlt.
Zeit für einen Übersetzer, mit einem Fingertipp aktiviert! Kein Sonder-Aushang, keine spezielle Nachricht - sondern Teil der Gemeinschaft zu sein. Mit einer Kita-App wie CARE geht das, in über 50 Sprachen.
Teilhabe. Professionalität. Vertrauen.
6_ Dateien versenden
"Können Sie mir nochmal das Merkblatt mitgeben? Hab ich verlegt, keine Ahnung wo das ist." Immer wieder gibt es wichtige Informationen, die man an die Eltern herausgeben möchte oder muss. Das Ausdrucken und Kopieren von Elternbriefen onder anderen Dokumenten ist zwar kein riesiger Akt - kostet aber Zeit, die man besser am Kind verbringen könnte.
Wenn sie als pdf-Dateien per Kita-App übermittelt werden, liegen diese dauerhaft für die Eltern bereit. Bei Bedarf können die Eltern selbst aktiv werden, um die Infos abzurufen.
Verlässlichkeit. Dokumentenmanagement. Ordnung.
7_ Lesebestätigung & Rückmeldung
Man kann sich ja nie sicher sein, ob die Familien eine Info auch wirklich gesehen haben. Okay, damit kann man oft leben - aber ebenso häufig fordert man doch lieber eine Rückmeldung ein, um sicherzugehen. Das artet oft in eine Zettelage aus - und dann muss man die Antworten auch noch nach "ja" und "nein" sortieren und auszählen.
Nicht mit der Kita-App, denn jetzt ist alles auf einen Blick sichtbar. Wer kommt zum Elternabend? Welches Kind darf mit zum Zooausflug? 33 Abmeldungen und 75 Zusagen. Alles klaro!
Zuverlässigkeit. Übersicht. Auswertung.
8_ Kalender
Seit Monaten steht der Team-Qualitätstag als Schließtag fest. Aber Leonie steht vor der Tür. "Was, heute ist das?" wird seltener, wenn die Eltern die Kita-Termine auf ihrem Smartphone einsehen können. Jederzeit, auch abends um 22 Uhr.
Pssst: auch teaminterne Kalendereinträge machen sich gut. Terminüberschneidungen ade - alles im Griff.
Terminüberblick. Planungssicherheit. Zuverlässigkeit.
9_ Dauerhafte Ablage
Um den Dokumentationspflichten nach SGB VIII nachzukommen, müssen Kitas bestimmte Angaben für einige Jahre aufbewahren. Je nach Größe der Kita können das schon einige Ordner sein, die ziemlich viel Platz fordern. Die erstmal eingeheftet und später wieder aussortiert werden.
Digital ist das viel einfacher. Da die Infos in der Kita-App ohnehin tagtäglich dokumentiert werden, weil sie zur Organisation des Alltags gepflegt werden, reichen ein paar Klicks. Mit dem Datenexport aus der Kita-App heraus ist alles gesetzeskonform abgelegt. Platzsparend und dennoch umfassend.
Ordnung. Wissensmanagement. Archivierung.
10_ Teaminterne Nachrichten
"Na, das hätte mir ja auch mal jemand sagen können!" Vielleicht kennen Sie das unangenehme Gefühl, nicht informiert gewesen zu sein. Die Basis einer positiven Teamatmosphäre ist Kommunikation und Transparenz.
Mit einer Kita-App gelingt das ganz einfach und zuverlässig! Auf dem digitalen Weg erreichen Infos sofort den richtigen Adressaten. Bring- und Holschuld gehen Hand in Hand - und helfen, alle im Boot zu haben.
Informationsmanagement. Transparenz. Prozessqualität.
11_ Übersicht zu Kinddaten
Soll Emilio noch immer kein Gluten essen, oder ist der Test negativ gewesen? Da war doch was... Und Paula darf nicht mit aufs Foto für die Stadtteilzeitung - oder? Die Telefonnummer von Josis Vater stimmt nicht mehr!
Manche Dinge ändern sich ständig. Oder man vertritt die Kollegin beim Mittagessen und kennt die Unverträglichkeiten der Kinder nicht auswendig. Statt zum x-ten Mal eine neue Liste auszudrucken und zu verteilen, schaut man einfach in der Kita-App nach! Cool, oder?
Sicherheit. Aktualität. Information.
12_ Arbeitszeiterfassung
Auch für Kita-Personal besteht seit Herbst 2022 die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit - lückenlos und möglichst exakt! Als Beitrag zum Arbeitsschutz gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG reicht es nicht mehr, nur Mehr- oder Minderarbeit in einer "Überstundentabelle" zu notieren.
Das alltagsintegriert zu organisieren ist gar nicht so einfach, wenn man nicht vorrangig am PC arbeitet. Hier stellt sich die Kita-App mit Arbeitszeiterfassung als praktikabel heraus: Mit einem Fingerstreich Zeiterfassung starten und beenden. Die Auswertung erfolgt "im Hintergrund", die geleisteten Stunden sind individuell einsehbar.
Alltagstauglichkeit. Arbeitsfluss. Auswertung.
Verwaltung
Spezifische Aufgaben
Mittlerweile gibt es auch digitale Helfer für besondere Aufgaben, die gute Dienste leisten.
Wie eine Kita-App auf die Qualität in Ihrer Einrichtung wirkt, können auch Spezial-Lösungen bestimmte Prozesse optimieren. Vielleicht ist etwas Interessantes für Sie dabei?
Beispiele für spezifische Funktionen:
- Qualitätsmanagement
- Dienstplangestaltung
- Abrechnung von Essensgeld
- Cloud-Speicher
- Videokonferenzen
Verschiedene Anbieter von Kita-Apps und Software bieten unterschiedliche Funktionen an. Das ist auch gut so, denn nicht jede Kita hat denselben Bedarf.
Und welche der beschriebenen Funktionen sind Ihnen direkt ins Auge gesprungen?
Fazit
Klar ist: Die Funktionen von Kita-Apps helfen Ihnen, den Alltag zu organisieren und reibungslos zu kommunizieren - und dabei noch Zeit zu sparen. Welche Anwendung Ihnen dabei am Besten helfen kann, probieren Sie optimalerweise direkt aus, z.B. mithilfe eines kostenfreien Testzugangs. Nur Mut! Die Chancen sind groß - und Sie haben nichts zu verlieren!
... und wenn Sie sich noch immer nicht so recht vorstellen können, was Ihnen eine Kita-App bringt? Dann lassen Sie uns doch mal plaudern. Schreiben Sie mir unter jasmin.block@handbuch-digitale-kita.de, dann vereinbaren wir ein Telefonat oder ein kurzes Zoom-Meeting zum Austausch. Natürlich kostenfrei!
Und wenn´s ein bisschen mehr sein darf: Das Handbuch Digitale Kita kann man jetzt auch als Fortbildung fürs ganze Team buchen!
