Digitale Tools in der Kita: Drei Gedanken zum Datenschutz

Schreiben Sie schnell mal eine WhatsApp-Nachricht, um sich mit den Eltern oder Kolleg:innen auszutauschen? Nutzen Sie Ihr privates Smartphone auch hin und wieder zum Fotografieren in der Kita? Oder verwenden Sie kostenfreie digitale Tools wie Online-Pinnwände und -Mindmaps im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit? Dann sind die folgenden Infos und Impulse vielleicht wichtig für Sie!

Spätestens seit 2018 ist der Datenschutz für die meisten von uns sehr präsent: Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO oder DS-GVO) ist verbindlich anzuwenden – auch in der Kita. Das Gesetz regelt, wie Organisationen mit den personenbezogenen Daten ihrer Nutzer, Kunden und Besucher umzugehen haben. Obwohl es anfangs oft als „Schreckgespenst“ wahrgenommen wurde, trägt es glücklicherweise dazu bei, die Sensibilität für personenbezogene Daten in unserer Gesellschaft zu steigern.

Im Kontext Ihrer Kita verantwortet i.d.R. der Träger die Einhaltung der Europäischen Datenschutzstandards bzw. des kirchlichen Datenschutzes (KDG bzw. DSG-EKD). Trotzdem tauchen im laufenden Kitabetrieb häufig Unsicherheiten auf, die vor Ort im alltäglichen Miteinander zu klären sind. Denn gelebter Datenschutz beginnt oft im Kleinen. Wie würden Sie auf die folgenden Fragestellungen antworten?

WhatsApp und andere Messenger-Dienste sind datenschutzrechtlich sehr bedenklich. Sie genügen keinesfalls den professionellen Ansprüchen einer Kita. 

• Das Problem ist: Zur Erfüllung der DS-GVO ist u.a. relevant, dass sich der Serverstandort, auf dem die Datenspeicherung erfolgt, in der EU befindet. WhatsApp gehört zur Meta Platforms Inc., die bis 2021 unter dem Begriff Facebook-Konzern bekannt war. Demnach ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Anwendung personenbezogene Daten an die USA übermittelt, wo der Mutterkonzern verortet ist.

Anders als in den europäischen Ländern besteht dort kein umfassend geregeltes Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung. Deshalb ist es dort auch legitim, dass WhatsApp regelmäßig auf Daten aus Ihrem Adressbuch zugreift. Selbst Kontakte, die diesen Messenger nicht nutzen, werden abgegriffen – das ist bei uns lt. EU-DSGVO nicht zulässig!

Die Inhalte der Whatsapp-Nachrichten sind zwar zumindest ohne Backup nicht direkt „mitzulesen“ (sog. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Doch es werden sog. Metadaten gesammelt und verknüpft, z.B. Anzeigename, Profilbild, Telefonnummer, Standort, Geräte- und Nutzer-ID, Nutzungsdauer und Kommunikationszeitpunkte. Aus diesen teils langlebigen Daten kann der Konzern umfangreiche Nutzerprofile generieren und für seine Zwecke verwenden.

Vielleicht denken Sie jetzt: Na und? Was soll schon passieren? Okay, wenn Sie im privaten Umfeld WhatsApp nutzen, ist das Ihre persönliche Entscheidung. Doch im beruflichen Kontext sieht es anders aus: Verstöße gegen das Datenschutzrecht können Bußgelder, Schadensersatz-Forderungen oder sogar straf- und arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen!

Übrigens suchen immer mehr Anwender Alternativen zu WhatsApp, da Meta Platforms Inc. in unterschiedlichen Zusammenhängen immer wieder in der Kritik steht (Big Data, Monopolstellung, rigide Geschäftspraktiken…). Fürs Private sinnvolle Ausweichmöglichkeiten wie Signal, Telegram oder Threema sind für den Kita-Alltag allerdings ebenfalls nicht geeignet, da auch deren Server außerhalb des Geltungsbereiches der EU-DSGVO stehen.

Die einzig gute Lösung ist eine professionelle Kita-App, die den speziellen Bedarfen von Kindertageseinrichtungen gerecht wird – auch in den Funktionen und Möglichkeiten, die über die bloße Direktnachricht hinaus gehen. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist für seriöse Anbieter selbstverständlich.

Und was ist zu tun, wenn die Eltern und der Elternbeirat WhatsApp & Co. nutzen? Dies liegt nicht in Ihrem Verantwortungsbereich, sofern Sie sich nicht aktiv daran beteiligen!

• Im Klartext: WhatsApp und die gängigen Messenger-Alternativen sind aus datenschutzrechtlichen Gründen für die Kommunikation im Kita-Alltag nicht zulässig!

Es ist im Hinblick auf Ihre Professionalität unangebracht. Zum einen entstehen daraus datenschutzrechtliche Lücken, zum anderen verschwimmt die Trennschärfe zwischen Beruf und Privatleben. 

• Das Problem ist: Um die DS-GVO im Kita-Betrieb einzuhalten, obliegt dem Kita-Träger die sog. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht. Mit der Nutzung privater Geräte entziehen Sie sich dem Einflussbereich Ihres Arbeitgebers und unterwandern sein berechtigtes Interesse.

Der Träger kann seinen datenschutzrechtlichen Pflichten nur nachkommen, wenn er für die eingesetzten Geräte und deren Konfiguration verantwortlich ist. Wenn Sie bspw. mit Ihrem privaten Smartphone Kita-Kinder fotografieren, kann Ihr Arbeitgeber nicht nachvollziehen, welche Wege die Daten nehmen. 

Wird Ihr digitales Album z.B. regelmäßig automatisch mit einem Cloud-Dienst synchronisiert, finden sich die Fotos der Kinder plötzlich auf einem Server in den USA oder in China wieder. Wird Ihr Handy gestohlen oder geht verloren, gelangen Unberechtigte an die schützenswerten Daten der Kita-Kinder. Zeigen Sie in fröhlicher Runde Urlaubsfotos, rutschen ein paar Kinderbilder dazwischen: „Ach süß, zeig mal!“ … und schon nehmen wir es mit dem Datenschutz nicht mehr so genau. 

Falls Ihnen kein dienstliches Gerät zur Verfügung steht und Ihr Arbeitgeber ggf. billigend in Kauf nimmt, dass die Mitarbeiter:innen ihre Privatgeräte nutzen, sollten Sie ihn direkt auf seine datenschutzrechtlichen Verpflichtungen hinweisen. Beziehen Sie auch den Datenschutzbeauftragten mit ein und fragen Sie konkret nach.

Andererseits ist es auch sehr wichtig, alle Team-Kolleg:innen zu sensibilisieren. Private Geräte haben im beruflichen Kontext nichts verloren! Es ist durchaus sinnvoll, eine entsprechende Dienstanweisung auszusprechen.

Abgesehen davon, dass Ihr Arbeitgeber Interesse an der DSGVO-konformen Datenpflege hat: Es ist auch aus Ihrer Sicht als Arbeitnehmer:in sinnvoll, Berufliches und Privates zu trennen! Auch, wenn man sich beruflich stark engagiert ist es wichtig und richtig, sich abzugrenzen und nicht „alles“ auf die eigene Schulter zu nehmen. Übrigens: Eine Kita-App ist ebenfalls vom Dienst-Gerät aus zu bedienen. 

• Im Klartext: Im Kita-Alltag entstehende Daten (Foto-, Video-, Tonaufnahmen, Notizen, etc.) sind dienstbezogen und unterliegen der DS-GVO. Damit verbietet es sich, private Endgeräte im beruflichen Kontext der Kita zu nutzen!

Bevor Sie ein Online-Werkzeug aus dem Internet verwenden, sollten Sie sich über dessen Datenschutzniveau informieren. Bewegen Sie sich innerhalb des Tools stets bedacht und datensensibel.

• Das Problem ist: Nicht alle Online-Tools sind DSGVO-konform. Vielleicht werden sie in Rechenzentren außerhalb der EU betrieben. Oft entsprechen auch die Grundeinstellungen nicht automatisch den Datenschutzbestimmungen, so dass Sie hier aktiv werden müssen.

Grundsätzlich gilt bei der Nutzung digitaler Medien zu bedenken: Je sensibler die zu verarbeitenden Daten sind, desto intensiver müssen die Bemühungen zum Schutz dieser Daten ausfallen! Möchten Sie bspw. mit Ihren Kolleg:innen eine digitale Pinnwand mit Links zu informativen Internetseiten anlegen, handelt es sich i.d.R. um weniger sensible, nicht personenbezogene Daten. Möchten Sie hingegen eine digitale Mindmap zur Fallbesprechung nutzen, handelt es sich um sehr sensible Daten. Es ist wichtig, verantwortungsvoll zu handeln. 

Unter anderem ist zu klären, wie und wo die eingegebenen Daten abgelegt werden. Werden sie verschlüsselt übermittelt und in Rechenzentren gespeichert, die den Bestimmungen der EU-DSGVO gerecht werden (s.o.)? Können Sie selbst über den Personenkreis entscheiden, der Zugriff erhält (z.B. mithilfe eines Links oder Passworts)? Die nötigen Informationen hierzu erhalten Sie i.d.R. auf der Homepage des Betreibers. 

Beispielsweise beschreibt das Mindmapping-Tool "MindMeister" auf seiner Homepage, dass sich die eingepflegten Daten in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt befinden. Die Datenübertragung funktioniert verschlüsselt (SSL-Standard). Der Zugang wird über eine zweistufige Überprüfung (sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung) gesichert. In den Grundeinstellungen ist standardmäßig hinterlegt, dass Mindmaps privat sind. In der Gesamtheit weisen diese Informationen darauf hin, dass die Anwendung recht sicher ist (ohne Gewähr, s.u.). 

Generell ist auch hier zu bedenken, dass dem Kita-Träger die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zufällt. Er hat auch zu prüfen, welche Rechtsgrundlage für die jeweilige (digitale) Datenverarbeitung gilt, z.B. für Dokumentationsaufgaben. Deshalb ist es am besten, wenn Sie den Datenschutzbeauftragen Ihres Trägers um seine Einschätzung bitten! 

Neben der Beschaffenheit des Werkzeugs selbst ist Ihr eigenes Verhalten im digitalen Raum relevant. Grundsätzlich gilt u.a. das Gebot der Datensparsamkeit. Deshalb ist es auch sinnvoll, schützenswerte Daten möglichst zu anonymisieren, z.B. statt des vollen Kindnamens Kürzel zu verwenden. Vielleicht ist es auch möglich, das digitale Werkzeug im Offline-Modus zu verwenden. Sorgen Sie bei den Mitarbeiter:innen Ihrer Kita für Datensensibilität, indem Sie über solche Aspekte sprechen und Handlungsrichtlinien festlegen. 

• Im Klartext: Informieren Sie sich über das Online-Tool und beziehen Sie idealerweise den Datenschutzbeauftragten Ihres Trägers ein. Es gilt: Je sensibler die Daten, desto höher muss das Schutzniveau sein!

^{Hinweis: Die beschriebenen Inhalte stellen keine Rechtsberatung dar. Es werden lediglich Hinweise und Tipps angeführt, die als Impulse zu verstehen sind. Die Autorin stützt ihre Empfehlungen auf Literatur- und Internetrecherchen (s.u.) sowie Erfahrungen. Trotz großer Sorgfalt können inhaltliche Fehler oder Unvollständigkeiten nicht ausgeschlossen werden. Für die Nutzung dieses Informationsangebots wird keine Haftung übernommen.}

^{Quellenangaben:} 

^{- Brandl, E., Brandl, J. (2022). Digitale Medien-Tools kompetent und kreativ nutzen. München: Don Bosco.} 

^{- Klicksafe (2020). mobil & safe 6: Messenger-Dienste, sichere WhatsApp-Alternativen.} 

^{- Kühbeck, B. (2022). Entwicklungen bei Messenger-Diensten und deren Relevanz für den Kita-Alltag. Wolters Kluwer.}

^{- IFP (Hrsg.), Reichert-Garschhammer, E., Knoll, S., Helm, J., Holand, G., Lorenz, S., Möncke, U. & Oeltjendiers, L. (2021). KitaApps. Apps und Softwarelösungen für mittelbare pädagogische Aufgaben in der Kita (2., überarbeitete Auflage).} 

^{- Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie, Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (2020). Datenschutz bei Bild-, Ton- und Videoaufnahmen. Was ist in der Kindertageseinrichtung zu beachten?}