Die Einführung einer neuen Kita-App: Das sollten Sie bedenken!

Die Vorteile digitaler Lösungen sind vielfältig und erleichtern den Alltag. Doch es gibt einiges zu beachten, wenn Sie in Ihrer Kita neue Wege der Kommunikation und Organisation gehen wollen. Zunächst sind auf Einrichtungsebene verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen. 

Damit auf Einrichtungsebene über die Anschaffung einer Kita-App entschieden werden kann, ist der Bedarf zu klären. Welchen Nutzen soll diesmarte Lösung für Ihre Einrichtung erfüllen? Vielleicht wollen Sie in der Elternkommunikation moderne Wege beschreiten. Oder es geht Ihnen vorrangig um Verwaltungsthemen. Die Chancen der Digitalisierung sind vielfältig. Doch es gilt auch: Eine Kita-App, die „einfach alles“ kann, entfaltet den erwarteten Nutzen im Alltag vielleicht nicht zielgenau und ist möglicherweise sehr komplex in der Handhabung.

Deshalb: Schauen Sie genau hin, wo Ihre aktuellen Schmerzpunkte liegen. An welchen Stellen rufen die Mitarbeitenden nach Entlastung? Meist kann man die Anforderungen und Zielvorstellungen am besten formulieren, indem man die jetzige Situation betrachtet. Was passt gut - und was soll sich verändern? Vielleicht gibt auch Ihre konzeptionelle Ausrichtung Hinweise auf die benötigten Funktionen. Es gilt, zu erkennen, in welcher Art und Weise die smarten Helfer Ihnen Entlastung bieten sollen.

• INFO-APPS: In erster Linie werden Infos von der Kita an die Eltern bzw. bestimmte Elterngruppen übermittelt. Das Antworten auf Nachrichten durch die Familien ist nur eingeschränkt möglich. Mögliche Vor- & Nachteile: Sie digitalisieren quasi Ihre Pinnwand. Kita-Infos gelangen sicher an die Eltern, die Interaktion fördern Sie jedoch nicht.
• ORGANISATIONS-APPS: Zusätzlich zur Infoweitergabe aus der Einrichtung können die Eltern auch direkte Nachrichten an die Kita übersenden. Organisatorische Fragen und Anliegen werden in der Kita-App interaktiv geklärt und dokumentiert. Mögliche Vor- & Nachteile: Auch in Bezug auf die Rückmeldungen der Eltern ist das Kita-Team stets auf dem Laufenden. Bestehende Verwaltungssoftware wird sinnvoll ergänzt. Klare Absprachen sind wichtig, um falsche Erwartungen nach ständiger Erreichbarkeit zu zerstreuen.
• KOMPLEX-TOOLS: Sie dienen vorrangig oder zusätzlich der Verwaltung von Personal-, Kinder- und Elterndaten. Neben Funktionen zur Kommunikation sind hier auch Dienstplanung, Wickel-Tagebuch und zentrale Vertragsdaten-Ablage möglich. Mögliche Vor- & Nachteile: Alles in einem Tool – dadurch ist (fast) alles an einem Ort zu finden. Die Gefahr ist, dass Sie in den unzähligen Möglichkeiten und Funktionen versinken und Ihre Leitidee aus dem Blick gerät. 
• SPEZIAL-LÖSUNGEN: Einige Anbieter haben sich auf bestimmte Funktionen fokussiert, die die Elternarbeit oder pädagogische Inhalte betreffen. Beispiele sind online-Elternbefragungen und Qualitätsmanagement oder digitale Beobachtungsdokumentation. Mögliche Vor- und Nachteile: Spezifische Aufgaben werden digitalisiert und dadurch beschleunigt oder vereinfacht. Die Funktionspalette ist oft beschränkt, kann aber durch weitere Kita-Apps ergänzt werden. 

Um die ersten Schritte in der Kita-App zu gehen, brauchen Sie zunächst nur einen PC/Laptop mit Internetzugang für die Leitung. Um die Anwendung im Kita-Alltag optimal zu gewährleisten, ist ein Gerät (Tablet, alternativ Laptop) pro Gruppenraum sinnvoll. Zudem wird in allen Gruppenräumen eine stabile Internetverbindung benötigt. Detailliertere Informationen finden Sie im Beitrag über Technische Voraussetzungen zur Nutzung einer Kita-App. Wenn die technologische Ausstattung Ihrer Kita noch zu wünschen übriglässt, lohnt es sich zu prüfen, ob Landes- oder Bundesfördermittel abgerufen werden können.

Die Eltern benötigen lediglich ein Smartphone mit gängigem Betriebssystem (iOS oder Android). Das Herunterladen und die Nutzung der Eltern-App sind kostenlos und werbefrei – wenn dem anders wäre, sollten Sie den Anbieter nochmals prüfen. Mithilfe eines sicheren Verfahrens werden die Familien in Ihrer Einrichtung registriert. Bei CARE bspw. erhalten die Eltern innerhalb des zweistufigen Anmeldeprozesses PINs, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. Zur Handhabung brauchen weder Sie noch die Eltern detailliertes Technik-Wissen - alles ist anwenderfreundlich gestaltet. 

Als Träger und Leitung haben Sie auch auf die Einhaltung des Europäischen Datenschutzstandards (EU-DSGVO) und ggf. des kirchlichen Datenschutzes zu achten. Bedarfsgerechte Kita-Apps wie CARE berücksichtigen diese besonders umfassenden Kriterien.

Da die Nutzung einer Kita-App eine „Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag“ beinhaltet, sind die Bestimmungen des § 80 SGB X zu berücksichtigen. Demnach ist ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Kita-App-Anbieter abzuschließen. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, vorab die zuständige Aufsichtsbehörde (Ihre sog. Kita-Aufsicht) zu informieren. Je nachdem, welche Daten in der Kita-App verwaltet werden, kann zudem eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) erforderlich sein (vgl. Art. 35 DSGVO). Professionelle Kita-App-Anbieter stehen Ihnen hier mit Empfehlungen und Mustervorschlägen zur Seite. Zudem ist es zielführend, Ihre:n Datenschutzbeauftragte:n frühzeitig einzubeziehen.

Darüber hinaus gilt es, die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bzw. der Mitarbeitervertretung (MAV) zu bedenken. Dies ist insbesondere der Fall, wenn sich Veränderungen in den Arbeitsbedingungen ergeben, z.B. durch digitale Arbeitszeiterfassung via Kita-App. Die Bestimmungen sind hier bundesland- und/oder trägerspezifisch, deshalb sollten Sie früh an die entsprechenden Verantwortlichen herantreten.

Bestimmte Kita-App-Anbieter wie CARE bieten Ihnen persönliche Kundenbetreuung. Wenn sie ein Anliegen haben, helfen Ihnen die Kundenbetreuerinnen gerne weiter und beantworten Ihre individuellen Fragen. Diese direkte Erreichbarkeit ist bei Rück- und Detailfragen oft Gold wert! Darüber hinaus stellen die Dienstleister auch hilfreiche Checklisten, Handbücher und videogestützte Anleitungen bereit, an denen Sie sich prima orientieren können. 

Übrigens: Haben Sie sich für eine bestimmte Kita-App entschieden, ist die technische Umsetzung schnell erledigt. Die Anbieter sind meist bedacht darauf, es Ihnen leicht zu machen. Manche Systeme sind innerhalb eines Tages einsatzbereit, wenn die vertraglichen Grundlagen geklärt sind. Eine aufwändige Installation durch die Kita entfällt und notwendige Daten sind schnell importiert. Vonseiten der Einrichtung kann das Augenmerk getrost auf der gelingenden Einbindung der beteiligten Personen liegen – den sog. „weichen Faktoren". 

Überlegen Sie, wer aus Ihren Reihen in den Einführungsprozess einzubinden ist. Um die verschiedenen Sichtweisen und Blickwinkel einzufangen, holen Sie alle Beteiligten so früh wie möglich ins Boot. Das sind i.d.R. die Trägervertreter und Leitungen, die pädagogischen Fachkräfte des Kita-Teams und die Eltern. Doch auch weitere Personen wie Datenschutzbeauftragte und ggf. Vertreterinnen aus der Verwaltung sind einzubeziehen. Bündeln Sie die Kräfte, indem Sie das Wissen der unterschiedlichen Fachleute in den Veränderungsprozess einfließen lassen. 

• Auf der EINRICHTUNGsebene gilt es, verantwortungsvolle und richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Wenn die organisationalen und konzeptionellen Anforderungen geklärt sind, geht es an die konkrete Auswahl des geeigneten App-Anbieters.
• Auf operativer Ebene sind bestimmte Abläufe zu besprechen, die vom KITA-TEAM mitentwickelt und weitergedacht werden sollten. Es geht darum, Vorgehensweisen festzulegen und eine Art „Etikette“ für den Einsatz der Kita-App zu vereinbaren.
• Da sich die Kommunikation mit den ELTERN nach Einführung der Kita-App verändern wird, sollten diese partizipativ einbezogen werden. Eine transparente Vorgehensweise führt dazu, dass sich alle „abgeholt“ fühlen. Dadurch kann einer Abwehrhaltung vorgebeugt werden.

So individuell wie die Einrichtungen der Kita-Landschaft strukturiert sind, gestalten sich auch die Entscheidungs- und Einführungsprozesse. Es ist ein Unterschied, ob die Trägerschaft eine einrichtungsübergreifende Lösung anstrebt oder ob die Kita-Leitung einen smarten Helfer zur Entlastung ihres Kita-Teams finden möchte. Oft regen auch Eltern dazu an, die Kommunikation zu modernisieren. Deshalb gibt es kein Patentrezept und keinen „einzig richtigen Weg“. 

Insgesamt ist zu bedenken: Eine Analyse der Ausgangssituation und klare Zielformulierungen stellen die strategische Basis dar. Der Einsatz einer Kita-App im Alltag ist jedoch als Veränderungsprozess zu begreifen. Das heißt, der Mensch mit seinen Einstellungen und Bedürfnissen, Verhaltensweisen und kreativen Problemlösepotenzialen ist einzubeziehen. Lesen Sie auch, wie Sie das Team ins Boot holen. Dann steht der gelingenden Einführung Ihrer Kita-App nichts im Wege!