Technische Voraussetzungen zur Nutzung von Kita-Apps: Das ist zu beachten!

Dass die Digitalisierung auch für Kindergarten, Krippe und Hort Chancen bereithält, nehmen wir spätestens seit der Corona-Pandemie deutlich wahr. Jetzt ist es lohnenswert, bestimmte Kommunikations- und Organisationsprozesse zu überdenken und digital zu stützen. Schließlich können moderne Kita-Apps bestimmte Abläufe erleichtern und verbessern - damit Sie wieder mehr Zeit am Kind haben. Doch welche Technik-Ausstattung ist nötig, um die vielversprechenden Kita-Apps zu nutzen? In diesem Beitrag finden Sie einige Anhaltspunkte. 

Knapp zusammengefasst benötigen Sie zur Arbeit mit einer Kita-App wie CARE digitale Endgeräte und einen Internetzugang. Möchten Sie die Kita-App nutzen, loggen Sie sich einfach über einen gängigen Internet-Browser wie bspw. Safari, Chrome, Firefox oder Microsoft Edge ein. Es ist nicht nötig, umfassende Software lokal auf Ihrem PC, Laptop oder Tablet zu installieren, da die smarten Helfer heutzutage i.d.R. als Webanwendung oder SaaS (Software-as-a-Service) funktionieren. Dies hat einige Vorteile, die Ihnen im weiteren Verlauf des Textes deutlich werden. Doch beginnen wir mit der sog. Hardware, ohne die auch die beste Kita-App nicht genutzt werden könnte.

In den meisten Kitas steht bereits ein Computer zur Verfügung, der sich im Büro der Leitung befindet. Dieser ist für die Verwendung einer Kita-App bestens geeignet, sofern er internetfähig ist. Gerade für Leiter:innen ist es komfortabel, am Desktop-PC im Büro zu arbeiten, da der Bildschirm einen guten Überblick ermöglicht. Statistische Auswertungen der Kita-App können so auf einen Blick erfasst werden. Mithilfe von Tastatur und Maus gelingen auch administrative Tätigkeiten wie das erstmalige Einpflegen vieler Informationen zu Beginn der Nutzung mühelos (z.B. Kind-Daten, Elternkontakte). Zudem ist der PC oder Laptop häufig mit einem Drucker verbunden, falls bspw. Listen, Übersichten oder pdf-Dateien ausgedruckt werden sollen.

Für die gelingende Anwendung der Kita-App im Alltag ist zusätzlich ein internetfähiges Gerät pro Gruppenraum sinnvoll. Wenn dort bereits ein Laptop vorhanden ist, können die Erzieher:innen auch diesen nutzen. Als flexibler und handlicher jedoch werden Tablets erlebt. Im Zusammenhang mit Kita-Apps zur Organisation und Kommunikation sind Hersteller und Betriebssystem des digitalen Endgerätes zunächst einmal unerheblich, da diese wie gesagt über den Internetbrowser funktionieren.

Der Vorteil von Tablets ist, dass sie über die Kita-App hinaus vielseitig genutzt werden können, z.B. zum Fotografieren oder für Angebote zur Medienbildung mit den Kindern. Sie können sinnvolle Apps und Anwendungen installieren, Tipps und Tricks recherchieren oder online Fachzeitschriften lesen, ohne am Schreibtisch sitzen zu müssen. 

Ein handelsübliches Tablet in jeder Gruppe leistet den Erzieher:innen täglich gute Dienste; es ist nicht notwendig, für jede einzelne Fachkraft ein gesondertes Gerät bereitzustellen.

Sie müssen keine nigelnagelneuen Geräte anschaffen, um die Kita-App anzuwenden. Dennoch möchten viele Kitas ihre technologische Ausstattung um Tablets erweitern und fragen sich bei der Anschaffung, welche Geräte besonders empfehlenswert sind. Deshalb blicken wir kurz auf die verschiedenen Ausstattungsmerkmale eines Tablets: 

• Gerätehersteller, z.B. Apple, Samsung
• Betriebssystem, z.B. iPadOS, Android
• Displaygröße, z.B. 9,7" 
• Speicherkapazität, z.B. 64 GB
• Konnektivität, z.B. WiFi oder LTE

Insbesondere die Gerätehersteller Apple und Samsung bieten hochwertige und langlebige Gerätean. Diese sind im privaten Bereich weit verbreitet und bereiten auch beim Einsatz in der Kita erfahrungsgemäß wenig Probleme. Im Grunde können aber auch Tablets von weniger namhaften Herstellern angeschafft werden. Einzig vom umstrittenen chinesischen Ausrüster Huawei ist derzeit aus Datenschutzgründen abzuraten.

In den elementarpädagogischen Modellprojekten „KiTab“ (Rheinland-Pfalz) und "Medienkompetenz in der Frühpädagogik stärken“ (Bayern) kamen jeweils iPads (Apple) zum Einsatz¹. Deren höherer Anschaffungspreis lohnt sich in den Augen vieler Kitas, da die Geräte reibungslos und anwenderfreundlich funktionieren. Erfahrungsgemäß setzen jedoch auch viele Kitas auf Samsung- und andere Geräte und sind sehr zufrieden damit.

Übrigens können digitale Geräte auch refurbished statt neu gekauft werden. Das heißt, diese IT-Geräte wurden generalüberholt, professionell gereinigt und geprüft. Der Vorteil ist der deutlich günstigere Anschaffungspreis gegenüber Neugeräten – vielleicht ist diese nachhaltige Option interessant für Ihre Kita.

Die Wahl des Betriebssystems hängt eng mit dem Gerätehersteller zusammen. Alle Apple-Geräte laufen mit iOS bzw. iPadOS, die Tablets anderer Hersteller größtenteils mit Googles Betriebssystem Android; manche auch mit Microsoft (z.B. Surface Tablet-PC) oder Fire OS(Amazon-Geräte). Für die Anwendung der Kita-App ist dies nachrangig, da sie einrichtungsseitig über den Internetbrowser funktioniert.

Möchten Sie das Tablet jedoch auch für medienpädagogische Aktivitäten einsetzen, ist zu bedenken, dass für iOS und Android unterschiedliche Apps erhältlich sind (im App Store bzw. Google Play Store). Insbesondere das große Angebot an pädagogisch sinnvollen Apps spricht für die etwas teureren iOS-Geräte¹.

Andererseits ist es sinnvoll, auf die barrierefreie Kompatibilität mit der bereits vorhandenen IT-Ausstattung zu achten: iOS-Geräte sind bspw. nicht uneingeschränkt mit Windows-PCs kompatibel, so dass für bestimmte Aktivitäten ggf. ein Adapter benötigt wird. Demnach wäre es u.U. einfacher, in einer „Gerätefamilie“ zu bleiben. Alternativ könnten Sie mit einer Cloud-Lösung zur kabellosen Übertragung der Daten arbeiten. Aber Achtung: Viele bekannte Cloud-Dienste (OneDrive, iCloud) sind nicht DSGVO-konform, deshalb sollten Sie personenbezogene Daten nicht dauerhaft darauf ablegen. 

Darüber hinaus ist in Bezug auf das Betriebssystem auch die Softwareversion bedeutsam, denn auf sehr alten Versionen funktionieren einige Anwendungen möglicherweise nicht optimal. Wir von CARE empfehlen für die Nutzung unserer Kita-App die Versionen ab Android 8 bzw. iOS/iPadOS 14 und aufwärts.

Tablets sind in unterschiedlichen Displaygrößen erhältlich. Diese werden in Zoll angegeben und bezeichnen die Bildschirmdiagonale. Ein Zoll entspricht ca. 2,54 cm, so dass ein Tablet von 9,7“ etwa 24,6 cm groß ist. Diese mittlere Größe wird von vielen Nutzer:innen als angenehm empfunden und viele Kita-Apps - so auch CARE - sind für diese Bildschirmgröße (im Hochformat, sog. Portraitmodus) optimiert. Es gibt jedoch auch kleinere und deutlich größere Displays.

Tipp: Schauen Sie sich im Fachhandel vor Ort um und nehmen Sie verschiedene Geräte auch mal in die Hand. So können Sie auch beurteilen, ob Ihnen die Darstellungsqualität zusagt (Auflösung, Kontrast, Farbtreue, Helligkeit).

Um das empfindliche Display im Kita-Alltag zu schonen, ist es sinnvoll, eine Schutzfolie (sog. Panzerfolie) und stoßsichere bzw. gepolsterte Hüllen anzubringen. Mittlerweile gibt es sogar robuste Schutzhüllen mit Handstrap auf der Rückseite, die die Griffigkeit des Tablets erhöhen. So bewahren Sie die hochwertigen Bildschirmgeräte effektiv vor Kratzern oder gar Absturzschäden, die häufig zu einer Zersplitterung des Touchscreen-Glases führen.

Möchten Sie ein Tablet kaufen, werden Sie auch über die Angaben zur Speicherkapazität stolpern. Für die Nutzung der browserbasierten Kita-App ist diese weniger wichtig: Die Daten werden nicht auf dem Gerät, das vor Ihnen liegt, gespeichert, sondern auf den datensicheren Servern des Anbieters verwahrt. 

Möchten Sie allerdings mit dem Tablet im Kita-Alltag viel fotografieren oder filmen, sollten Sie auf genügend Speicherplatz achten. Eine Speicherkapazität von 64 GB (GigaByte) sollte ausreichend sein. Obwohl das Betriebssystem selbst natürlich auch Speicherplatz benötigt, können Sie gut 15.000 Fotos speichern (je nach Dateigröße des einzelnen Bildes). Für die Eltern ist es immer spannend, via Kita-App Eindrücke aus den vielseitigen Aktivitäten der Kita zu erhalten! 

Eine Erweiterung des geräteseitigen Speicherplatzes mithilfe einer microSD-Karte ist denkbar. Ausgenommen bei Apples iPads: Diese enthalten keinen entsprechenden Steckplatz (sog. Slot), so dass man bereits beim Kauf die wahrscheinlichen Anforderungen an den Gerätespeicher berücksichtigen muss.

Eine preislich durchaus relevante Entscheidung ist die der Konnektivität des Tablets. Sog. WiFi-Tablets können ausschließlich im heimischen oder öffentlichen Netzwerk Daten austauschen (WLAN). Tablets mit LTE-Konnektivität hingegen können das Mobilfunknetz nutzen – wie beim Smartphone benötigen Sie hierfür jedoch eine SIM-Karte (Prepaid oder Vertrag). Dann stellt Ihnen der gewählte Mobilfunkanbieter (Telekom, Vodafone, O2, etc.) einen mobilen Internetanschluss zur Verfügung.

Tatsächlich sind LTE-Geräte in der Regel um einiges teurer als WiFi-Tablets. Wollen Sie also ausschließlich innerhalb des Kita-WLANs mit dem Tablet und der Kita-App online arbeiten, ist der Aufpreis für die LTE-Konnektivität (sog. Cellular-Ausführung bei Apple) nicht lohnenswert. Wenn Sie auch außerhalb der Kita das Internet nutzen möchten (z.B. bei Ausflügen), dann sollten Sie über diese mobile Variante nachdenken. 

Zugegebenermaßen ist es in der Vielfalt des Marktes nicht leicht, den Überblick zu behalten. Deshalb: Setzen Sie beim Kauf von Tablets Ihren gesunden Menschenverstand ein. Ein Gerät, das unter 100 EUR kostet, wird kein High-End-Produkt sein. Andererseits müssen Sie auch nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen und das teuerste Gerät kaufen.

Vielleicht haben Sie in Ihrer Elternschaft oder im Bekanntenkreis jemanden, der medienaffin ist und/oder beruflich mit digitalen Endgeräten zu tun hat. Zudem ist es immer sinnvoll, sich mit anderen Kitas auszutauschen und zu hören, auf welche Geräte sie setzen. Mit Apple- oder Samsung-Tablets machen Sie sicherlich nichts falsch - viele Kindertageseinrichtungen setzen auf diese hochwertigen Geräte.

Die Luxus-Variante, die sich leider nur wenige Kitas leisten, ist die individuelle fachliche Beratung durch einen lokalen Ansprechpartner. Es ist gut, wenn Sie bei technischen Hürden einen verlässlichen Fachmann fragen können. Vielleicht hält auch Ihr Träger einen solchen IT-Experten bereit oder Sie vertrauen dem Dienstleister in Ihrer näheren Umgebung. 

Um mit der Kita-App zu arbeiten, benötigen Sie neben den Bildschirmgeräten in allen Räumen eine stabile Internetverbindung. Hier ist ein sog. Breitband-Internetzugang empfehlenswert, der eine vergleichsweise hohe Datenübertragungsrate ermöglicht. Das ist nicht utopisch: In Deutschland verfügten bereits Ende 2020 ca. 95 % der Haushalte über Breitbandanschlüsse von mindestens 50 Mbit/s (Megabit pro Sekunde, durchschnittliche Download-Geschwindigkeit)². Für die Nutzung einer Kita-App ist dies i.d.R. mehr als ausreichend.

Allerdings kann die Breitbandverfügbarkeit regional sehr unterschiedlich sein (Stand-Land-Gefälle)². Mancherorts können lokale Anbieter ein schnelleres Internet bereitstellen als die großen Provider. Es lohnt sich also, Informationen über die Möglichkeiten vor Ort einzuholen und die Angebote zu vergleichen. 

Wichtig zu bedenken: Je mehr Geräte gleichzeitig genutzt werden und je größer die hoch- oder herunterzuladenden Dateien sind, desto mehr Zeit nimmt dies in Anspruch. Wenn also viele Kolleg:innen gleichzeitig online arbeiten, kann das Datenaufkommen auch mal recht hoch sein. Dann kann vielleicht ein kleines bisschen Geduld nötig sein. 

Optimalerweise sollte in der Kita WLAN (Wireless Local Area Network, d.h. drahtloses lokales Netzwerk) verfügbar sein. Beim WLAN (oder WiFi) wird der Router (sog. AccessPoint) nicht via Kabel, sondern via Funksignal mit dem digitalen Endgerät verbunden. Grundsätzlich ist es zwar denkbar, mit dem Computer kabelgebunden zu arbeiten, doch kabelloses Arbeiten ist im bunten Kita-Alltag praktikabler.

Je nach Beschaffenheit der Räume und der Bausubstanz kann es für ein gutes kabelloses Signal nötig sein, einen oder mehrere WLAN-Repeater (synonym: WLAN-Verstärker) einzusetzen. Dieser gibt das Router-Signal wiederholt weiter und sorgt so für eine größere Reichweite. Wenn z.B. Stahlbeton für die Wände und Decken Ihrer Kita verbaut wurde, kommt das Signal ggf. nur sehr schwach in den Gruppenräumen an - der besagte Verstärker schafft Abhilfe.

Wichtig ist, dass Sie diese Option in Ihr Budget einplanen, denn in Bestandsbauten kann es ziemlich tricky sein, eine stabile Verbindung zu installieren. Es bietet sich an, einen Spezialisten für Router- und (W)LAN-Einrichtung vor Ort anzufragen, der die (drahtlose) Internetverbindung und -abdeckung in der Einrichtung plant - denn ihr (W)LAN muss "einfach funktionieren", damit Sie sich den Kindern zuwenden können! 

Ist die Kita-App wie bei CARE als Webanwendung (SaaS) umgesetzt, brauchen Sie sich keine Sorgen um Ihren administrativen Aufwand zur Datensicherheit machen. Selbst bei Verlust oder Diebstahl Ihres Gerätes sind alle persönlichen Daten gut geschützt auf den Servern des Anbieters verwahrt. Und auch wenn Ihr Tablet, Laptop oder PC einmal kaputt gehen sollte, bleiben Ihnen die Daten in der Kita-App erhalten. 

Ein weiterer Vorteil: Regelmäßige Aktualisierungen (sog. Updates) werden im Hintergrund durch das Entwicklerteam vorgenommen. Sie können sich darauf verlassen, stets die beste, sicherste und leistungsfähigste Version Ihrer Kita-App zu nutzen. 

Wie eingangs erwähnt, erfolgt die Speicherung der Daten bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland. Je nach Kita-App befindet sich das Rechenzentrum vielleicht in Frankfurt/Main, Berlin oder München. Die Übertragung der Datenströme wird innerhalb der datenschutzkonformen Kita-App TLS-verschlüsselt vorgenommen - ob sie nun von den Eltern, Fachkräften, Leitungen oder Trägervertretern angestoßen werden. Hier können Sie sich zurücklehnen: Gute Kita-Apps unterwerfen sich der aktuellen EU-DSGVO und ggf. dem kirchlichen Datenschutz.

Tipp: Weiterführende Anhaltspunkte zur Beurteilung der Datenschutz-Qualität Ihrer Kita-App finden Sie im Beitrag "Sichere Kita-App? Daran erkennt man sie!"

Für die Gerätesicherheit hingegen haben Sie vor Ort in Ihrer Kita zu sorgen. Dazu gibt es einige Funktionen, wie bspw. die PIN-Abfrage oder Mustersperre beim Starten und Entsperren des Gerätes. So können wirklich nur Berechtigte auf die mitunter sensiblen Daten zugreifen. Aktivieren Sie zudem Schnittstellen wie Bluetooth nur bei Bedarf. Installieren Sie ggf. eine Anti-Virus-Software. Kontrollieren Sie vor allem auch regelmäßig, ob das Betriebssystem (iPadOS, Android) und die Anwendungen (installierte Apps) auf dem neuesten Stand sind - oder ob ein Update verfügbar ist, das auch Sicherheitslücken schließt.

Bitte bedenken Sie, dass es geradezu fahrlässig ist, Kinder-Fotos und andere sensible Daten auf den privaten Geräten der Erzieher:innen abzulegen. Außerdem sollte jede:r Mitarbeiter:in eine eigene dienstliche E-Mail-Adresse erhalten. So werden dienstliche Angelegenheiten rund um die Kita-App (und darüber hinaus) nicht mit persönlichen vermischt.

Tipp: Ein zentrales Management der digitalen Geräte (sog. MDM, Mobile Device Management) ist zu empfehlen. Dabei konfiguriert ein professioneller Administrator die IT Ihrer Einrichtung. Das heißt, ein externer Dienstleister sorgt zentral dafür, dass die Geräte in Ihrer Kita einsatzbereit sind und bleiben. Apps und Software müssen nicht auf jedem Gerät einzeln installiert werden. Bestimmte grundlegende Datenschutzvorkehrungen werden vom Profi vorgenommen und lasten nicht auf Ihren Schultern. Bei Funktionsstörungen und Fragen haben Sie einen verlässlichen Ansprechpartner. Ein solches MDM lohnt sich insbesondere für größere Träger oder Kitaverbünde. Sehr große Träger managen die Gerätesicherheit oft in einer eigenen IT-Abteilung. 

^Quellen: 

^{(1) Reichert-Garschhammer, E. et al. (2020). Nutzung digitaler Medien für die pädagogische Arbeit in der Kindertagesbetreuung. Expertise des IFP im Auftrag des BMFSFJ, S. 64.} 

^{(2) Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (2020). Bericht zum Breitbandatlas Teil 1: Ergebnisse, S. 6.}