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Dokumente
Diese Funktion ist ab der Standard-Edition von CARE enthalten. Wenn Sie Interesse an dieser Funktion haben, kontaktieren Sie bitte unsere Kundenbetreuung unter kontakt@carloandfriends.de.
Mit dem Bereich Dokumente haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Unterlagen Ihrer Einrichtung zentral zu speichern. So lassen sich beispielsweise Elterninformationen, Teampläne oder interne Informationen übersichtlich verwalten und jederzeit abrufen. Sie finden das Feature Dokumente im Seitenmenü unter dem Menüpunkt Funktionen. Die Dokumente können entweder ausschließlich für die Einrichtung sichtbar bleiben oder zusätzlich in den Eltern-Apps geteilt werden.
Die Dokumentenübersicht
In der Übersicht werden alle bereits hochgeladenen Dokumente angezeigt. Jedes Dokument wird in einer eigenen Karte dargestellt. Dort sehen Sie:
- Den Titel
- Die Kurzbeschreibung
- Die Angaben zum Ersteller
- Den Zeitpunkt des Uploads.
Über den Button Öffnen wird die Datei heruntergeladen. Wenn Sie ein Dokument nachträglich bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf das Kontext-Menü mit den drei Punkten in der rechten oberen Ecke der Card.
Ein neues Dokument hinzufügen
Um ein neues Dokument hochzuladen, tippen Sie in der Aktionsleiste auf den Button Neues Dokument. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die notwendigen Informationen eintragen.
Zuerst vergeben Sie einen Titel, der das Dokument klar benennt. Danach haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen. Diese dient als kurze Erläuterung, um den Inhalt oder den Zweck des Dokuments zu verdeutlichen.
Im nächsten Schritt laden Sie die gewünschte Datei hoch. Das Hochladen ist verpflichtend, da ohne Datei kein Dokument erstellt werden kann. Folgende Formate werden unterstützt: .csv, .doc, .docx, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .xls, .xlsx.
Optional können Sie das Dokument für Eltern-Apps freigeben, indem Sie das entsprechende Kästchen aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Eltern Zugriff auf wichtige Informationen haben.
Dokumente ohne Freigabe bleiben ausschließlich für das Einrichtungs-Team sichtbar.
Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie auf Speichern. Das Dokument erscheint daraufhin in Ihrer Übersicht und kann von allen Personen in der Einrichtung eingesehen werden.
HINWEIS:
Bei Dokumenten, die für die Eltern-Apps freigegeben werden, haben Alle Erziehungsberechtigten Ihrer Einrichtung in den Eltern-Apps sowie Admins und Teammitglieder Zugriff.
Wie sehen Dokumente in den Eltern-Apps aus?
Dokumente, die Sie zusätzlich für die Eltern-Apps freigeben, werden im Kinderprofil unter dem Menüpunkt Dokumente angezeigt. Auch die kindbezogenen Dokumente (Nur im Admin-Modus verfügbar) erscheinen in dieser Liste und können auch nur von berechtigten Personen (Erziehungsberechtigte und Admins) eingesehen werden.
Mehr Informationen finden Sie in den Eltern-Apps unter Dokumente.
