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Kita-Planer
Sie können CARE mit der Verwaltungssoftware Kita-Planer verknüpfen und so ganz einfach Stammdaten in CARE auf dem neuesten Stand halten.
Auf Knopfdruck können Daten von Kindern und Eltern initial in CARE importiert werden. Doppelte Datenpflege und unnötiger Verwaltungsaufwand entfallen.
Auch wenn es mal eine Adress- oder Namensänderung gibt, müssen Sie nicht mehr zwei Systeme pflegen. Sobald die Änderung in Kita-Planer durchgeführt wurde, führen Sie einfach einen erneuten Import in CARE durch. Die Daten werden dann automatisch angepasst.
Daten-Export aus Kita-Planer ermöglichen
WICHTIG
Aktivieren Sie über die fachlichen Einstellungen im Kita-Planer “WOHNHAFT_BEI“ für den Export. Dies erlaubt exakte Zuordnung der Adresse des Kindes in CARE.”
CARE mit Kita-Planer verknüpfen
Gehen Sie zum Menüpunkt "Verwaltungssoftware", wie hier beschrieben. Klicken Sie dann auf "Verwaltungssoftware verknüpfen" im unteren Seitenbereich.
Ein Fenster öffnet sich.
Wählen Sie hier Kita-Planer aus dem Dropdown-Menü. Geben Sie dann folgende Angaben ein:
- Die API-URL: Die URL entspricht der der Kita-Basis-Anwendung, jedoch ohne den Zusatz /start am Ende.
- Das API-Passwort: Wird in den fachlichen Einstellungen pro Träger bei Freischaltung der Schnittstelle festgelegt.
- Den Trägernamen: Dieser entspricht dem Trägernamen in Kita-Basis. Sie finden ihn im Reiter Profil der jeweiligen Kita.
- Die Externe Kita-ID: Die externe Kita-ID finden Sie ebenfalls in Kita-Basis – im Reiter Profil der jeweiligen Kita unter Externe ID.
Klicken Sie dann auf "Verknüpfen".
HINWEIS
Für die Freischaltung der Schnittstelle zur Nutzung in CARE und somit Erzeugung der Zugangsdaten wenden Sie sich bitte an einen internen Administrator Ihrer Kita-Planer Anwendung oder direkt an Ihre Ansprechpartner oder Kundensupport bei Kita-Planer: https://www.netgo.de/kontakt
Daten importieren
Um Daten von Kita-Planer in CARE zu importieren, klicken Sie rechts oben auf den Button "Import starten" und bestätigen Sie im folgenden Dialog erneut mit "Ja, starten".
WICHTIG
Um sicherzustellen, dass Kinder und Eltern in CARE richtig miteinander verknüpft werden, achten Sie darauf, dass die Daten in Kita-Planer exakt gepflegt sind.
Änderungen ansehen
Nach dem erfolgreichen Import der werden im Bereich "Änderungen" die importierten Daten angezeigt. So haben Sie immer den Überblick, wann welche Daten importiert wurden.
Es werden in Kita-Planer hinterlegte Daten von Kindern und Eltern importiert.
Prüfmeldungen ansehen und beheben
Im Reiter Zu prüfen werden Daten angezeigt, die nicht importiert werden konnten. Das bedeutet, dass der Datenstand in Kita-Planer anders ist, als in CARE und eine manuelle Prüfung und Anpassung erfolgen muss.
Um diese Anpassungen vorzunehmen, entnehmen Sie der Beschreibung, welche Daten Sie anpassen müssen, um den Import zu ermöglichen. In der Regel ist eine Anpassung in Kita-Planer sinnvoll.
Wenn alle notwendigen Änderungen vorgenommen wurden, führen Sie erneut einen Import durch. Die noch nicht importierten Datensätze werden dann in CARE übernommen.
Welche Daten werden importiert?
Bei einem Import werden die folgenden Daten aus Kita-Planer in CARE übertragen (sofern in Kita-Planer angegeben):
- Kita-Daten: Kita-Planer ID der Kita
- Kinder: Kita-Planer-ID, Vor- und Nachname, Geburtstag, Geschlecht, Adresse, Nationalität, Muttersprache (Wenn hier "deutsch" ausgewählt wurde, wird bei "Spricht deutsch" die Checkbox automatisch aktiviert) und die Zugehörigkeit zu Erziehungsberechtigten, Eintrittsdatum
- Erziehungsberechtigte: Kita-Planer-ID, Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummern
Welche weiteren Daten und Funktionen benötigen Sie, damit in Ihrem Arbeitstag alles reibungslos funktioniert?
Unsere Partner und wir entwickeln unsere Produkte ständig weiter, um Ihnen die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Wir freuen uns über Ihre Anregungen per E-Mail an produkt@carloandfriends.de.
Benötigt ihre Kita-Planer Instanz ein Client-Zertifikat um einen Import zu ermöglichen?
Dann melden Sie sich bitte an hilfe@care-app.de
Import von Betreuungsstunden pro Woche
Seit dem neusten Schnittstellen-Update können die Betreuungszeiten der Kinder mit in CARE importiert werden.
Möchten Bestandskunden - die den selektiven Import noch nicht nutzen - dieses Feld importieren, so müssten sie einmal die Verknüpfung zur Verwaltungssoftware trennen und neu verknüpfen.
Im anschließenden Import werden dann die Betreuungszeiten den Kindern hinzugefügt.
Für Neukunden besteht kein Handlungsbedarf.
Bestandskunden, die bereits den selektiven Import nutzen, müssten dort einmal die Checkbox am Feld Betreuungsstunden/Woche aktivieren und einen erneuten Import durchführen.
Elterndatensätze - Hilfreiche Hinweise
In Kitaplaner gibt es keine Möglichkeit die Eltern-Kind-Beziehung zu bestimmen. Deshalb wird bei dem Import in CARE automatisch der Sorgeberechtigte mit der Anrede “Frau” als Mutter und der Anrede “Mann” als Vater bestimmt.
Gibt es keine Anrede oder etwas Anderes, gilt diese Person als Sonstige Person in CARE.
Ist diese Handhabung nicht erwünscht, so empfhielt es sich den selektiven Import zu nutzen und die Checkbox bei Beziehung zum Kind auszuschalten und erneut zu importieren.
Konsistenz der Daten bei Geschwisterkindern
Ist in der Verwaltungssoftware ein Elternteil enthalten, welches mehr als ein Kind hat, so muss dieses Elternteil mit konsistenten und exakt gleichen Daten bei jedem Kind neu angelegt werden. Nur so werden sie als die gleiche Person erkannt und verknüpft.
Ist eine E-Mail-Adresse nicht vorhanden, so werden die verschiedenen Datensätze der Eltern anhand von Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer verknüpft.
WICHTIG Exaktheit/Konsistenz der Daten
Beispiel:
Die Adressen “Hauptstraße 13a” und “Hauptstraße 13 A” werden als unterschiedlich angesehen. Gibt es dort Unterschiede, so treten beim Import entweder “offene Konfliktmeldungen” auf, die es zu lösen gilt, oder aber der gleiche Elternteil wird als zwei unterschiedliche Personen angelegt.
Konsistente Daten sind weiter wichtig, da bei Geschwisterkindern das Kind mit der die größeren ID in Kita-Planer als stammdatenführend gilt.
Meist ist es das Kind, welches zuletzt in Kita-Planer angelegt wurde. Das bedeutet, dass Änderungen an dem Elternteil innerhalb dieses Vertrags beim Import an alle Geschwisterkinder in CARE übertragen werden. Im Zweifel übertragen sich also evtl. Tippfehler oder falsche Daten.
Das heißt also, wenn sich Änderungen bei den Eltern ergeben (bspw. Scheidung, Umzug, Telefonnummer-Änderung etc.) so sollte dies in Kita-Planer an allen betroffenen Stellen richtig gepflegt sein, da im Zweifel die Änderungen an einem “nicht-stammdatenführenden” Kind eingetragen werden und somit keine Übertragung an CARE beim Import passieren.
Verbindung mit Kita-Planer trennen
Wenn Sie die Verbindung von CARE mit Kita-Planer trennen möchten, klicken Sie im oberen Seitenbereich auf Einstellungen. Im folgenden Dialog klicken Sie auf "Verbindung trennen".
Die Verbindung mit Kita-Planer kann jederzeit wieder hergestellt werden.
Nächste Schritte
Wenn Sie erfolgreich Daten aus Kita-Planer in CARE importiert haben, können Sie mit den nächsten Schritten fortfahren.
Zum Beispiel:
- Erstellung von PINs für Erziehungsberechtigte: Damit Eltern die CARE App für iOS und Android nutzen können, benötigen Sie PINs. Wie der PIN-Prozess funktioniert, erfahren Sie im Kapitel PIN Prozess.
- Übergabe der Einrichtungs-PIN: Teammitglieder authentifizieren sich in der Team-Anwendung mit einer 4-stelligen PIN. Diese finden Sie im Team-Profil der jeweiligen Teammitglieder.
- Gruppen-Bilder hochladen: Wenn sie in Kita-Planer hinterlegt sind, wurden Stammgruppen automatisch in CARE hinterlegt. Laden Sie Gruppen-Bilder hoch, um Stammgruppen in der gesamten Anwendung besser erkennbar zu machen.
Eine Übersicht zum Start mit CARE finden Sie zudem hier:
Schnellstart Einrichtungs-Admin.