Mittagessenplanung in CARE

Mithilfe bestehender Features wie Flex-Gruppen, Umfragen, Aktivitäten und Exporte und Auswertungen, können Sie einen strukturierten Workflow für die Mittagessenplanung in Ihrer Einrichtung aufbauen. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Mittagsessenplanung organisieren können.

Bevor Sie mit der Mittagessenplanung beginnen können, müssen einige Grundeinstellungen im Admin-Bereich vorgenommen werden.

Erstellen Sie zunächst eine neue Flex-Gruppe mit dem Namen Mittagessen. In dieser Gruppe werden alle Kinder und Teammitglieder zusammengefasst, die am Mittagessen teilnehmen oder für die Organisation zuständig sind.

• Navigieren Sie im Admin-Bereich zu Flex-Gruppen
• Erstellen Sie eine neue Flex-Gruppe
• Benennen Sie diese zum Beispiel Mittagessen
• Weisen Sie die zuständigen Teammitglieder dieser Flex-Gruppe zu
• Fügen Sie die teilnehmenden Kinder zur Flex-Gruppe hinzu

Erstellen Sie eine Aktivität speziell für das Mittagessen. Diese Aktivität ermöglicht es Ihnen später, die täglichen Teilnahmen zu dokumentieren und auszuwerten.

• Gehen Sie im Admin-Bereich zu Aktivitäten
• Erstellen Sie eine neue Aktivität mit dem Namen Mittagessen
• Aktivieren Sie die Option Teilnahmeberechtigung
• Stellen Sie ein, dass nur Kinder angezeigt werden, die zum Mittagessen berechtigt sind

HINWEIS:
Nur Kinder, die in der Einrichtung anwesend sind, erscheinen in den Aktivitäten.

Die Anmeldung der Kinder zum Mittagessen erfolgt über die Erziehungsberechtigten mithilfe einer Umfrage in den Neuigkeiten.

Navigieren Sie im Admin-Bereich zu Neuigkeiten

• Erstellen Sie eine neue Neuigkeit an die Flex-Gruppe Mittagessen mit integrierter Umfrage und einer Frist
• Formulieren Sie die Frage, z.B. “Soll Ihr Kind am Mittagessen teilnehmen?”
• Definieren Sie die Antwortmöglichkeiten, die Umfrageoptionen und den Zeitraum
• Klicken Sie im Anschluss auf Senden

Die Erziehungsberechtigten erhalten die Umfrage in ihrer Eltern-App und können direkt angeben, ob ihr Kind am Mittagessen teilnehmen soll.

Die Ergebnisse der Umfrage sehen Sie in den Neuigkeiten. Basierend auf den Rückmeldungen wissen Sie, welche Kinder für das Mittagessen angemeldet sind.

Für die Essensplanung ist es wichtig, Allergien und Intoleranzen der Kinder zu kennen. Diese Informationen sind in CARE bereits hinterlegt und können auf zwei Wegen abgerufen werden:

Öffnen Sie das jeweilige Kinderprofil und navigieren Sie zu Eigenschaften. Unter dem Bereich Gesundheit finden Sie alle hinterlegten Allergien, Intoleranzen und chronische Krankheiten.

Für eine übersichtliche Gesamtdarstellung aller Kinder mit Allergien und Intoleranzen:

• Gehen Sie im Admin-Bereich zu Exporte und Auswertungen
• Wählen Sie die Vorlage Notfallliste
• Exportieren Sie die Liste als Excel-Datei
• Die Datei enthält alle relevanten Gesundheitsinformationen inklusive Allergien und Intoleranzen

Geben Sie diese Liste an Ihre Teammitglieder weiter.

Die Teammitglieder dokumentieren täglich, welche Kinder tatsächlich am Mittagessen teilnehmen. Dies erfolgt über die Aktivitätsfunktion im Team-Modus.

• Öffnen Sie den Team-Modus
• Navigieren Sie zu Aktivitäten
• Wählen Sie unter Gruppenfilter die Flex-Gruppe Mittagessen aus
• Sie sehen nun alle anwesenden Kinder, die in der Flex-Gruppe Mittagessen sind
• Wählen Sie die Aktivität Mittagessen
• Nutzen Sie die Filteroption Berechtigung, um ausschließlich nur berechtigte Kinder anzuzeigen
• Wählen Sie die teilnehmenden Kinder aus
• Fügen Sie diese zur Aktivität Mittagessen hinzu

Die Teilnahme wird mit Datum und Uhrzeit automatisch im Admin-Bereich unter Exporte und Auswertungen mittels der Vorlage Aktivitätsteilnahmen Kinder dokumentiert.

Im Bereich Aktivitäten im Team-Modus können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Kinder in den letzten 7 Tagen an der Aktivität Mittagessen teilgenommen haben. Diese Übersicht hilft Ihnen, die Teilnahmemuster zu erkennen und bei Bedarf nachzufragen.

Am Ende eines Abrechnungszeitraums (z.B. Monatsende) erstellen Sie eine Auswertung aller Teilnahmen für Abrechnungszwecke im Admin-Bereich unter dem Punkt Exporte und Auswertungen.

• Gehen Sie im Admin-Bereich zu Exporte und Auswertungen
• Wählen Sie die Vorlage Aktivitätsteilnahmen Kinder
• Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und die Aktivität Mittagessen aus
• Exportieren Sie die Daten als Excel-Datei

Die Excel-Datei enthält alle Kinder, die an der Aktivität Mittagessen teilgenommen haben, inklusive der jeweiligen Teilnahmetage und den An- und Abmeldezeiten. Diese Übersicht dient als Grundlage für Ihre interne Abrechnung.

CARE dokumentiert ausschließlich die Teilnahmen am Mittagessen. Die eigentliche Abrechnung erfolgt außerhalb von CARE nach den individuellen Regelungen Ihrer Einrichtung. Die exportierte Excel-Datei mit den Aktivitätsteilnahmen liefert Ihnen alle notwendigen Daten, um:

• Die Anzahl der Essensteilnahmen pro Kind zu ermitteln
• Rechnungen für die Erziehungsberechtigten zu erstellen
• Ihre Abrechnungen mit dem Caterer oder der eigenen Küche abzugleichen