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Dokumente
Diese Funktion ist ab der Standard-Edition von CARE enthalten. Verwenden Sie die Basis-Edition? Kontaktieren Sie unsere Kundenbetreuung für ein Angebot: kontakt@carloandfriends.de.
Mit dem Bereich Dokumente haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Unterlagen Ihrer Einrichtung zentral zu speichern. So lassen sich beispielsweise Elterninformationen, Teampläne oder interne Informationen übersichtlich verwalten und jederzeit abrufen. Sie finden das Feature Dokumente im Seitenmenü unter dem Menüpunkt Einrichtung. Zusätzlich gibt es im Kinderprofil ebenfalls den Menüpunkt Dokumente. Die Dokumente können entweder ausschließlich für die Einrichtung sichtbar bleiben oder zusätzlich in den Eltern-Apps geteilt werden.
Mehr Informationen über Dokumente im Team-Modus finden Sie hier: Dokumentenverwaltung in der Team-Anwendung
Die Dokumentenübersicht
In der Übersicht werden alle bereits hochgeladenen Dokumente angezeigt. Jedes Dokument wird in einer eigenen Karte dargestellt. Dort sehen Sie:
- Den Titel
- Die Kurzbeschreibung
- Die Angaben zum Ersteller
- Den Zeitpunkt des Uploads
Über den Button Öffnen wird die Datei heruntergeladen. Wenn Sie ein Dokument nachträglich bearbeiten oder löschen möchten, klicken Sie auf das Kontext-Menü mit den drei Punkten in der rechten oberen Ecke der Card.
Ein neues Dokument hinzufügen
Um ein neues Dokument hochzuladen, wählen Sie in der Übersicht den Button Neues Dokument. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie die notwendigen Informationen eintragen.
Zuerst vergeben Sie einen Titel, der das Dokument klar benennt. Danach haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen. Diese dient als kurze Erläuterung, um den Inhalt oder den Zweck des Dokuments zu verdeutlichen.
Im nächsten Schritt laden Sie die gewünschte Datei hoch. Das Hochladen ist verpflichtend, da ohne Datei kein Dokument erstellt werden kann. Folgende Formate werden unterstützt: .csv, .doc, .docx, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .xls, .xlsx.
Optional können Sie das Dokument für Eltern-Apps freigeben, indem Sie das entsprechende Kästchen aktivieren. So stellen Sie sicher, dass Eltern Zugriff auf wichtige Informationen haben.
Dokumente ohne Freigabe bleiben ausschließlich für das Einrichtungs-Team sichtbar.
Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie auf Speichern. Das Dokument erscheint daraufhin in Ihrer Übersicht und kann von allen Personen in der Einrichtung eingesehen werden.
Einrichtungsbezogene Dokumente
Dokumente, die unter dem gleichnamigen Menüpunkt im Seitenmenü hochgeladen werden, sind für Ihre Einrichtung sichtbar und können in den Eltern-Apps freigegeben werden.
HINWEIS:
Bei Dokumenten, die für die Eltern-Apps freigegeben werden, haben Alle Erziehungsberechtigten Ihrer Einrichtung in den Eltern-Apps sowie Admins und Teammitglieder Zugriff.
Kindbezogene Dokumente
In den jeweiligen Kinderprofilen können kindbezogene Dokumente hinterlegt werden. Gibt man diese Dokumente zusätzlich für die Eltern-Apps frei so sind sie für alle berechtigten Personen sichtbar, die mit dem Kinderprofil verknüpft sind und die CARE Kita-App nutzen.
HINWEIS:
Kindbezogene Dokumente sehen nur die berechtigten Personen, die mit dem jeweiligen Kinderprofil verknüpft sind. Das sind in dem Fall die Admins und die Erziehungsberechtigten des Kindes. So stellen Sie sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
Praktische Anwendungsbeispiele aus der Einrichtung
Einrichtungsbezogene Dokumente für alle:
- Teampläne und Dienstpläne
- Konzeptionelle Dokumente
- Formulare und Vorlagen
- Protokolle von Teambesprechungen
Kindbezogene Dokumente für individuelle Betreuung:
- Ärztliche Bescheinigungen
- Entwicklungsberichte
- Individuelle Förderpläne
- Eingewöhnungskonzepte
- Dokumentation besonderer Ereignisse
Wie sehen Dokumente in den Eltern-Apps aus?
Dokumente, die Sie zusätzlich für die Eltern-Apps freigeben, werden im Kinderprofil unter dem Menüpunkt Dokumente angezeigt. Auch die kindbezogenen Dokumente erscheinen in dieser Liste und können auch nur von berechtigten Personen eingesehen werden.
Mehr Informationen finden Sie in den Eltern-Apps unter Dokumente.
Sie haben Fragen zur Nutzung von CARE?
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Schreiben Sie uns am besten eine E-Mail an hilfe@care-app.de.
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