Digitale Zeiterfassung wird Pflicht: Was Kita-Träger jetzt wissen müssen (Mai 2026)

Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas will im Juni 2026 einen Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorlegen. Kern des Vorhabens: Die tägliche Höchstarbeitszeit soll durch eine wöchentliche Höchstarbeitszeit ersetzt werden. Gleichzeitig soll die elektronische Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben werden. Fachleute rechnen mit empfindlichen Bußgeldern bei Verstößen.

Für Kita-Träger und Einrichtungen heißt das: Wer bisher auf Stundenzettel oder Excel-Listen setzt, muss umstellen. Und zwar zügig, denn sobald das Gesetz verabschiedet ist, werden die Umsetzungsfristen knapp.

Die CARE Kita-App bietet seit 2023 ein optionales Zusatzmodul für die Arbeitszeiterfassung. Damit erfassen Fachkräfte ihre Arbeitszeiten direkt in ihrem täglichen Arbeitstool, dokumentieren Pausen und tragen Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit ein. Admins und Träger haben Zugriff auf Übersichten und können Auswertungen als Excel-Export erstellen.

Wir wissen: Das Modul in seinem jetzigen Umfang deckt noch nicht alle Anforderungen ab, die Träger für eine vollständige Zeiterfassungslösung brauchen. Deshalb verschieben wir unsere Entwicklungsprioritäten. Wir werden das Arbeitszeiterfassungsmodul gezielt weiterentwickeln, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, sobald diese feststehen.

• Wir verfolgen das Gesetzgebungsverfahren genau und passen das Modul an die konkreten Vorgaben an, sobald der Entwurf vorliegt.
• Die Weiterentwicklung der Arbeitszeiterfassung hat für uns ab sofort Top-Priorität in der Produktentwicklung. Unser Ziel: schnellstmöglich eine Lösung, die den gesetzlichen Rahmen vollständig abdeckt.
• Einrichtungen, die CARE bereits nutzen, können das Zeiterfassungsmodul jetzt buchen und direkt starten. Spätere Erweiterungen werden automatisch verfügbar.
• Auch Einrichtungen, die noch kein CARE nutzen, können sich bereits vormerken lassen.

Für Träger und Einrichtungen, die CARE bereits einsetzen, liegt der Vorteil auf der Hand: Die Zeiterfassung läuft in einem Tool, das das Team schon kennt und täglich nutzt. Keine neue Software, keine zusätzliche Einarbeitung, keine doppelte Datenpflege.

Für die Zeiterfassung in CARE gelten die gleichen Datenschutzstandards wie für alle anderen Funktionen: Hosting ausschließlich auf deutschen Servern, DSGVO-Konformität, zertifiziert nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit.

Übrigens: Falls bei Ihrem Träger ein Betriebsrat eingebunden werden muss, unterstützen wir Sie gerne. Wir stellen alle relevanten Informationen bereit, die für die Mitbestimmung benötigt werden.

Sie möchten informiert werden, sobald das erweiterte Zeiterfassungsmodul verfügbar ist? Oder Sie interessieren sich grundsätzlich für CARE und die Arbeitszeiterfassung? Hinterlassen Sie uns Ihre Kontaktdaten. Wir melden uns, sobald es Neuigkeiten gibt.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht neu. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen (EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Az. C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht 2022 für Deutschland bestätigt. Eine gesetzliche Umsetzung mit klaren Regeln, Fristen und Sanktionen blieb aber bisher aus.

Mit dem angekündigten Gesetzentwurf von Ministerin Bas ändert sich das. Der Entwurf koppelt die Flexibilisierung der Arbeitszeit (wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit) an eine Pflicht zur elektronischen Erfassung. Das eine soll das andere absichern: Mehr Flexibilität für Arbeitgeber, aber mit Kontrolle durch lückenlose Dokumentation.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber. Ob kommunaler Träger, Wohlfahrtsverband oder freier Träger: Sobald das Gesetz in Kraft tritt, müssen die Arbeitszeiten aller Beschäftigten elektronisch erfasst werden. Papier und Excel werden dann nicht mehr ausreichen.

Wer sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigt, ist im Vorteil. Träger, die erst nach der Verabschiedung nach einer Lösung suchen, geraten unter Zeitdruck. CARE-Kunden, die das Zeiterfassungsmodul schon nutzen, haben einen Vorsprung.