Der neue Bereich "Dokumente": Zentrale Dateiverwaltung für Ihre Einrichtung
4 Min Minuten LesezeitWie oft haben Sie schon nach einem bestimmten Elternbrief gesucht? Oder mussten einen Teamplan mehrfach ausdrucken und verteilen? Mit dem neuen Bereich Dokumente gehören diese Herausforderungen der Vergangenheit an. Ab sofort können Sie alle wichtigen Unterlagen Ihrer Einrichtung zentral speichern, verwalten und – wenn gewünscht – direkt mit den Eltern teilen.
Diese Funktion ist ab der Standard-Edition von CARE enthalten. Verwenden Sie die Basis-Edition? Kontaktieren Sie unsere Kundenbetreuung für ein Angebot: kontakt@carloandfriends.de.
Die neue Dokumentenverwaltung ist plattformübergreifend verfügbar
Im Admin-Bereich, in der Team-Anwendung und in den Eltern-Apps. So erreichen Ihre Informationen alle Beteiligten schnell und unkompliziert.
Die wichtigsten Neuerungen auf einen Blick:
Zentrale Dokumentenverwaltung für Ihre Einrichtung
Hier können Sie alle wichtigen Unterlagen Ihrer Einrichtung zentral ablegen – von Elterninformationen über Teampläne bis hin zu internen Angelegenheiten. Jedes Dokument wird übersichtlich in einer eigenen Karte dargestellt, die alle wichtigen Informationen auf einen Blick zeigt:
- Titel
- Kurzbeschreibung
- Ersteller:in
- Upload-Zeitpunkt
Laden Sie die Datei mit einem Klick herunter. Nachträgliche Bearbeitungen oder das Löschen von Dokumenten sind jederzeit möglich.
Kindbezogene Dokumente im Kinderprofil
Die kindbezogenen Dokumente bleiben entweder intern im Team oder können gezielt für die Erziehungsberechtigten des jeweiligen Kindes freigegeben werden – beispielsweise ärztliche Bescheinigungen, Entwicklungsberichte oder spezielle Vereinbarungen. So haben alle berechtigten Personen (in dem Fall die Admins und die Erziehungsberechtigte:n des Kindes) Zugriff auf wichtige Informationen, während die Privatsphäre gewahrt bleibt.
Flexibles Teilen mit den Eltern-Apps
Sie entscheiden bei jedem Dokument individuell, ob es ausschließlich für das Team sichtbar sein soll oder auch in den Eltern-Apps geteilt wird. Individuelle Förderpläne, Formulare oder Dokumentation besonderer Ereignisse können Sie so mit einem Klick allen alle Erziehungsberechtigten ihrer Einrichtung in den Eltern-Apps zur Verfügung stellen – ohne Ausdrucken, ohne Verteilen, ohne Nachfragen.
Bei einrichtungsweiten Dokumenten, die für Eltern Ihrer Einrichtung freigegeben werden, haben alle Nutzer der Eltern-Apps Zugriff. Kindbezogene Dokumente hingegen sehen nur die berechtigten Personen, die mit dem jeweiligen Kinderprofil verknüpft sind (die Admins und die Erziehungsberechtigte:n des Kindes). So stellen Sie sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben.
Einfaches Hochladen in wenigen Schritten
Das Hinzufügen neuer Dokumente ist denkbar einfach: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel, fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu und laden Sie Ihre Datei hoch.
Die App unterstützt alle gängigen Formate: .csv, .doc, .docx, .pdf, .ppt, .pptx, .rtf, .txt, .xls und .xlsx. Durch die Checkbox Für Eltern-Apps freigeben bestimmen Sie mit einem Klick, wer das Dokument sehen kann. Nach dem Speichern erscheint das Dokument sofort in der Übersicht und ist für alle berechtigten Personen verfügbar.
Übersichtliche Darstellung in den Eltern-Apps
Auch in den Eltern-Apps präsentieren sich die Dokumente übersichtlich und benutzerfreundlich. Eltern finden alle für sie freigegebenen Dokumente zentral im Kinderprofil – sowohl einrichtungsweite Informationen als auch kindbezogene Unterlagen zu ihrem eigenen Kind. Die klare Strukturierung sorgt dafür, dass wichtige Informationen nicht übersehen werden und jederzeit abrufbar sind. Keine verlorenen Zettel mehr!
Ihre Vorteile im Überblick
Die neue Dokumentenverwaltung bedeutet für Sie:
- Zentrale Ablage – Alle wichtigen Unterlagen an einem Ort
- Flexible Freigabe – Volle Kontrolle darüber, wer was sieht
- Zeitersparnis – Kein Ausdrucken und Verteilen mehr nötig
- Bessere Kommunikation – Eltern haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen
- Strukturierte Übersicht – Kindbezogene und einrichtungsweite Dokumente getrennt verwalten
- Plattformübergreifend – Nutzbar im Admin-Bereich, Team-Modus und in den Eltern-Apps
- Nachvollziehbarkeit – Sehen Sie, wer wann welches Dokument hochgeladen hat
Nahtlose Integration in Ihren Arbeitsalltag
Der neue Dokumente-Bereich fügt sich perfekt in die bestehende CARE-Struktur ein. Ob Sie ein Dokument für die gesamte Einrichtung hochladen oder eine kindbezogene Unterlage direkt im Kinderprofil hinterlegen möchten – alles ist nur wenige Klicks entfernt. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass sich Ihr Team schnell zurechtfindet und die neue Funktion sofort produktiv nutzen kann.
Datenschutz und Sicherheit
Alle Dokumente werden sicher in CARE gespeichert und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. Die klare Trennung zwischen einrichtungsweiten und kindbezogenen Dokumenten sowie die flexible Freigabe-Funktion gewährleisten, dass sensible Informationen geschützt bleiben und nur die richtigen Personen Zugriff erhalten.
