Das Team ins Boot holen: So gelingt die Einführung der Kita-App!

Die Entscheidungen auf Einrichtungsebene zur Anschaffung einer Kita-App markieren nicht das Ende, sondern den Anfang des Einführungsprozesses. Wenn es das Team nicht einsetzt, ist das beste Werkzeug wertlos. Deshalb gilt:

Damit der smarte Helfer sein Potenzial entfalten kann. ist es nach der Auswahl der richtigen Kita-App das Wichtigste, ein passendes Nutzungskonzept mit dem Kita-Team zu erarbeiten. 

Eine spannende Reise haben Sie vor sich! So viele Gestaltungsmöglichkeiten, die Kita-Organisation digital zu stützen. Hierfür sind neben den „harten“ Faktoren (z.B. dem Funktionsumfang der Kita-App) auch „weiche“ Faktoren entscheidend.

Dazu zählen die beteiligten Menschen - oder besser gesagt: ihre Einstellungen, Bedürfnisse und Verhaltensweisen. Tragen die Teammitglieder die Entscheidung für die Anwendung einer Kita-App mit, wird es gut laufen. Sperren sie sich jedoch dagegen, werden Sie nicht am Ziel Ihrer Reise ankommen.

In der Organisationsentwicklung spricht man von Veränderungsbarrieren, die auftreten können - aber nicht müssen! Meist rühren sie daher, dass Routinen beibehalten werden möchten. Man weiß, „wie der Hase läuft“, empfindet sich im Alltag als kompetent. Neue Abläufe machen hingegen unsicher, erfordern ein Umdenken.

Ganz schön herausfordernd für Kita-Fachkräfte, im hektischen Alltag auch noch neue Gewohnheiten zu entwickeln. Deshalb ist es umso wichtiger, den Grund für die Reise zu kennen und sich gemeinsam auf den Weg zu machen. Das motiviert. Deshalb: Beziehen Sie Ihr Kita-Team aktiv in den Veränderungsprozess ein! 

Die Chancen der Digitalisierung sind vielfältig. Deshalb muss jede Kita ihre eigene Perspektive entwickeln: Worum geht es uns, wenn wir eine Kita-App für mittelbare pädagogische Aufgaben einsetzen? Die Antwort fällt von Kita zu Kita unterschiedlich aus.

Für viele Fachkräfte ist die Zeitersparnis und Entlastung angesichts der ständig wachsenden Aufgaben wichtig. Aber auch Gedanken an die Interaktions- und Prozessqualität als Dimensionen von Kita-Qualität legen uns einen smarten Helfer nahe. Fokus auf die pädagogische Arbeit - und die Kita-Organisation geht leichter von der Hand. Klingt das nicht spannend? 

Falls die Entscheidung für den Einsatz einer Kita-App auf Träger- und Leitungsebene getroffen wurde, gibt es wahrscheinlich bereits einen zentralen Beweggrund. Seit uns die Digitalisierung unter Corona-Bedingungen gute Dienste geleistet hat, findet im Feld eine Öffnung statt. Dennoch ist es bedeutsam, die von der App-Einführung betroffenen Mitarbeiter:innen als Beteiligte zu mobilisieren. Jeder einzelne trägt zum Erfolg der Lösung bei! 

• Mithilfe der Kita-App steigern wir die Qualität persönlicher Gespräche. Statt organisatorischen Kleinkram zu besprechen, investieren wir Zeit in bildungspädagogisch relevante Inhalte.
• Mithilfe der Kita-App kommunizieren wir zielgruppengerecht. Informationen erreichen gezielt den Empfänger, unsere Organisation wird effizienter und spart Ressourcen.
• Mithilfe der Kita-App machen wir unsere pädagogische Arbeit transparent. Dadurch wächst das Vertrauen, das die Grundlage der gelingenden Bildungs- und Erziehungspartnerschaft darstellt.

So weit so gut: Durch die Einführung einer Kita-App entstehen neue Möglichkeiten, z.B. in der Elternkommunikation. Dennoch haben auch traditionelle Formen ihren Wert, allen voran das persönliche Gespräch. Was also soll künftig überhaupt per Kita-App kommuniziert werden? Welche Inhalte sollen ausschließlich im persönlichen Gespräch thematisiert werden? Wie reagieren wir, wenn Familien unsere Kita-App nicht nutzen (möchten)? Hierzu gibt es Fachbeiträge, Studien und Best-Practices zur Elternperspektive und Impulse von erfahrenen Einrichtungen, in denen Sie sich Anregungen holen können. 

Die wichtigste Faustregel: Der smarte Helfer wird ergänzend und zielgerichtet eingesetzt. 

Eine gemeinsame Leitidee ist ein sehr guter Anfang! Dennoch: Digitale Medien in der Kita sind ein emotionales Thema. Nicht jede:r bringt die moderne Technik mit dem sozialen Charakter einer Kita zusammen. Obwohl die Nutzung digitaler Geräte im privaten Bereich längst etabliert ist, wird die Kita als traditionell analoger Raum verstanden.

Oft werden Vorbehalte, die in Einstellungen und Haltungen begründet sind, oft erst spät ausgesprochen. Das bremst aus. Deshalb ist es wichtig, die bestehenden Wert- und Normvorstellungen zu würdigen.

Jede Fachkraft hat in ihrer beruflichen Laufbahn ein professionelles Selbstverständnis ausgebildet, das auch mit einrichtungsspezifischen Routinen und Handlungsweisen einher geht. Anstehende Neuerungen werden mit den bisherigen Überzeugungen abgeglichen. Je weniger die Veränderungen in Einklang mit den Grundorientierungen stehen, desto höher ist die Herausforderung bzw. die Anpassungsleistung für den Einzelnen.  

Eine Bearbeitung und professionelle Reflexion der Bedenken erfolgt am Besten im geschützten Rahmen einer Teambesprechung. Auf Basis eines solchen Aushandlungsprozesses wird es schließlich möglich, lösungsorientiert zu denken.

Beispiele und mögliche Fragestellungen an das Team zum Weiterdenken: 

• „Digitale Medien haben in der Kita nichts verloren“: Macht es einen Unterschied, ob das Tablet als Organisationsmittel oder in der Pädagogik eingesetzt wird? Unter welchen Umständen ist der Medieneinsatz in der Kita für uns okay?
• „Ich kann das nicht – da mache ich sicher etwas kaputt“: Was brauchen wir, um diese Berührungsangst zu verlieren? Würde eine Fortbildung helfen? Wer in unserem Team fühlt sich medienaffin und kann als Digital-Pat:in wirken?
• „Wir haben schon so viel zu tun, jetzt auch noch die Kita-App…“: Inwiefern könnte die Kita-App zusätzlichen Stress verursachen? Was darf auf keinen Fall passieren? Wie können wir dies vermeiden? 

Die Problemlösepotenziale Ihres Teams werden angeregt, wenn verschiedene Aspekte offen und ehrlich diskutiert werden. Vielleicht möchten Sie auch Beratung oder Fortbildung in Anspruch nehmen, um Handlungssicherheit zu erzielen.  Hier gewinnt Ihre Leitidee als positive Zukunftsvorstellung nochmals an Bedeutung. Denn im Mittelpunkt steht die Frage, welche Stolpersteine aus dem Weg zu räumen sind, um sie zu verwirklichen. 

Um die Leitidee in die Tat umzusetzen, sind auf operativer Ebene schließlich konkrete Abläufe zu besprechen. Es geht darum, ein einheitliches Vorgehen festzulegen und eine Art "Etikette" für den Einsatz der Kita-App zu vereinbaren. Auch hier gilt: Beteilgen Sie das Kita-Team maßgeblich daran, gemeinsame Standards zu entwickeln und den täglichen Einsatz des digitalen Helfers zu planen. 

Es sind Absprachen zu treffen über:

• Umgangsformen: Professionelle Kommunikation ist einheitlich und durchdacht. Wie sprechen wir die Eltern an (Du oder Sie, Liebe Eltern, Sehr geehrte Eltern)? Welchem Stil sollen die Veröffentlichungen folgen (z.B. Termine stichpunktartig, Einblicke in den Kita-Alltag ausführlich, Direktnachrichten stets in ganzen Sätzen)?
• Verantwortlichkeiten: Damit Inhalte weder doppelt weitergegeben noch versäumt werden, ist die Zuständigkeit zu klären. Wer erstellt welche Beiträge (z.B. Neuigkeiten zum pädagogischen Tag die Gruppenleitung, Termine die Kita-Leitung)? Wird derjenige auch als Absender angegeben (oder stets das Kita-Team)?
• Lese- & Reaktionszeiten: Es empfiehlt sich, den Eltern gegenüber klare Lese- und Reaktionszeiten zu kommunizieren. Andernfalls können falsche Erwartungen entstehen. Gibt es Zeiten, zu denen wir nicht auf die Kita-App blicken (z.B. in der Kernzeit von 9-12 Uhr)? Wie häufig geben wir Einblicke in den pädagogischen Kita-Alltag (z.B. 1x wöchentlich, täglich)?

Ziel ist, dass jede:r Mitarbeiter:in die neuen Kommunikationsregeln mitträgt und umsetzt. Dennoch sollten auch diese nicht in Stein gemeißelt sein, sondern stets weiterentwickelt werden. Oft zeigt sich erst bei der Anwendung, ob die Regelungen alltagstauglich und ihrer ursprünglich formulierten Leitidee zuträglich sind. Bleiben Sie deshalb im Gespräch und reflektieren Sie, ob Ihre Absprachen so passen (Plan - Do - Check - Act). Beziehen Sie dabei ruhig auch die Reaktionen und Rückmeldungen Ihrer Zielgruppe - den Eltern - ein. 

Eine Kita-App wie CARE kann den Alltag erheblich erleichtern. Daran sind die Kita-Fachkräfte und die Leitung als sog. Kernsystem maßgeblich beteiligt, aber auch die Eltern als Zielgruppe und die Trägervertreter:innen sind auf die Reise mitzunehmen. Sicher steht Ihnen auch Ihr:e Fachberater:in gerne zur Seite. Wenn Sie sich hierzu fachliche Impulse wünschen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf - wir unterstützen Sie gerne mit unseren Teamfortbildungen und kostenfreien Praxis-Webinaren. 

Übrigens: Der richtige Zeitpunkt, die Eltern einzubeziehen, richtet sich nach den Strukturen und der Kultur der jeweiligen Einrichtung. So kann es für die eine Kita selbstverständlich sein, den Elternbeirat von Anfang an zu involvieren. Eine andere Kita schafft besser erst Klarheit in den eigenen Reihen. Schauen Sie genau hin, wie es für Ihre Kita am besten ist. 

Für den Kita-Träger kann der Einsatz einer Kita-App im Wettlauf um gute Fachkräfte durchaus ein Vorteil sein. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter:innen den Einsatz zeitgemäßer, smarter Arbeitsmittel als Wertschätzung ihrer Arbeitskraft empfinden. Außerdem ist der effiziente Einsatz von Personalressourcen ein wirtschaftlich relevanter Aspekt.