Das Team ins Boot holen: So gelingt die Einführung der Kita-App!

Zur Verankerung digitaler Werkzeuge ist mehr nötig als eine Dienstanweisung. Damit die Kita-App im Alltag genutzt wird, muss das Team die Anwendung mittragen. Wie gelingt´s?

Team diskutiert über die Einführung der Kita-App
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Digitale KitaLeitungErzieher:in
Das Team ins Boot holen: So gelingt die Einführung der Kita-App! Min Minuten Lesezeit

Die Entscheidungen auf Einrichtungsebene zur Anschaffung einer Kita-App markieren nicht das Ende, sondern den Anfang des Einführungsprozesses. Das beste Werkzeug ist wertlos, wenn das Kita-Team es nicht einsetzt. Deshalb gilt: Ein umsichtiges und sorgfältiges Vorgehen zur Einführung entscheidet darüber, ob die smarten Helfer ihr Potenzial entfalten können.

Verstehen Sie die Digitalisierung Ihrer Organisations- und Kommunikationswege als Reise, auf die sich Ihre Kita begibt. Neben „harten“ Faktoren (z.B. dem Funktionsumfang der Kita-App) sind „weiche“ Faktoren entscheidend, ob Sie am Ziel ankommen. Dazu zählen insbesondere die Einstellungen, Bedürfnisse und Verhaltensweisen der beteiligten Menschen. Tragen die Teammitglieder die Entscheidung für die Anwendung einer Kita-App mit, wird es gut laufen. Sperren sie sich jedoch dagegen, werden Sie nie am Ziel ankommen.

In der Organisationsentwicklung spricht man in diesem Fall von Veränderungsbarrieren. Diese können aus verschiedenen Gründen auftreten und rühren meist daher, dass eingeschliffene Verhaltensgewohnheiten beibehalten werden möchten. Man weiß, „wie der Hase läuft“, empfindet sich im Alltag als kompetent. Neue Abläufe machen hingegen unsicher, erfordern ein Umdenken. 

Bestimmte Ansätze greifen dieses Phänomen auf und versuchen, es zu erklären. Wichtiger ist jedoch, wie Sie diese Klippen umschiffen können. Allgemein gilt: Beziehen Sie Ihr Kita-Team aktiv in den Veränderungsprozess ein.

 

Gemeinsam die Möglichkeiten entdecken

Da die Chancen der Digitalisierung vielfältig sind, muss jede Kita ihre eigene Perspektive entwickeln: Worum geht es uns, wenn wir eine Kita-App für mittelbare pädagogische Aufgaben einsetzen? Die Antwort fällt von Kita zu Kita unterschiedlich aus. Für viele Fachkräfte ist die zeitliche Entlastung angesichts der ständig wachsenden Aufgaben wichtig. Gerade unter Corona-Bedingungen nehmen die Kolleg:innen aber auch wahr, dass die Kommunikation mit den Eltern zeitgemäßer und direkter werden müsste. 

Falls die Entscheidung für den Einsatz einer Kita-App auf Träger- und Leitungsebene getroffen wurde, gibt es wahrscheinlich bereits einen zentralen Beweggrund. Dennoch ist es bedeutsam, die von der App-Einführung betroffenen Mitarbeiter:innen als Beteiligte zu mobilisieren.

Nehmen Sie sich hierzu am besten in einer Teambesprechung Zeit, um gemeinsam die Kommunikations-Abläufe in Ihrer Kita zu beleuchten. So werden einerseits aktuelle Probleme deutlich, andererseits sprudeln vielleicht schon Vorstellungen über eine positive Entwicklung. Ein möglichst konkretes Bild über den künftigen Zustand ist hilfreich, um die Teammitglieder wirklich für den Veränderungsprozess zu motivieren. Versuchen Sie, die Leitidee des Kita-Teams in ein, zwei Sätze zu fassen. Dadurch werden die erwarteten Mehrwerte für alle greifbar. Zudem fällt es später leichter, die Einführung der Kita-App gegenüber anderen (z.B. Eltern, ggf. Kostenträger) zu begründen. 

Beispiele für Leitideen :

  • Mithilfe der Kita-App steigern wir die Qualität persönlicher Gespräche. Statt organisatorischen Kleinkram zu besprechen, investieren wir Zeit in bildungspädagogisch relevante Inhalte.
  • Mithilfe der Kita-App kommunizieren wir zielgruppengerecht. Informationen erreichen gezielt den Empfänger, unsere Organisation wird effizienter und spart Ressourcen.
  • Mithilfe der Kita-App machen wir unsere pädagogische Arbeit transparent. Dadurch wächst das Vertrauen, das die Grundlage der gelingenden Bildungs- und Erziehungspartnerschaft darstellt.

Da durch die Einführung digitaler Werkzeuge neue Wege gegangen werden, ist das Gesamtkonzept der Elternkommunikation zu überdenken. Was soll via Kita-App kommuniziert werden - und welche Inhalte sollen ausschließlich im persönlichen Gespräch thematisiert werden? Wie informieren wir Eltern, die unsere Kita-App nicht nutzen (möchten)? Die wichtigste Faustregel: Der Einsatz des smarten Helfers bietet dann Mehrwert, wenn er zielgerichtet und ergänzend eingesetzt wird.

 

Bestehende Werte und Normen reflektieren

Auch wenn die sachliche Ebene i.S. einer Leitidee geklärt ist: Digitale Medien in der Kita sind ein emotionales und umstrittenes Thema. Nicht jede:r bringt die moderne Technik mit dem sozialen Charakter einer Kita zusammen. Obwohl die Nutzung digitaler Geräte im privaten Bereich längst etabliert ist, wird die Kita als traditionell analoger Raum verstanden.

Oft werden Vorbehalte, die in Einstellungen und Haltungen begründet sind, erst spät ausgesprochen. Jede Fachkraft hat in ihrer beruflichen Laufbahn ein professionelles Selbstverständnis ausgebildet, das auch mit einrichtungsspezifischen Routinen und Handlungsweisen einher geht. Anstehende Neuerungen werden mit den bisherigen Überzeugungen abgeglichen. Je weniger die Veränderungen in Einklang mit den Grundorientierungen stehen, desto höher ist die Herausforderung bzw. die Anpassungsleistung für den Einzelnen.  

Deshalb ist es wichtig, den bestehenden Wert- und Normvorstellungen Raum zu geben. Neben positiven Überzeugungen müssen auch Vorbehalte und Bedenken zur Sprache kommen. Werden diese im geschützten Rahmen einer Teambesprechung geäußert, kann eine professionelle Reflexion und Bearbeitung stattfinden. Auf Basis eines solchen Aushandlungsprozesses wird es schließlich möglich, lösungsorientiert zu denken.

Beispiele und mögliche Fragestellungen an das Team zum Weiterdenken: 

  • „Digitale Medien haben in der Kita nichts verloren“: Macht es einen Unterschied, ob das Tablet als Organisationsmittel oder in der Pädagogik eingesetzt wird? Unter welchen Umständen ist der Medieneinsatz in der Kita für uns okay?
  • „Ich kann das nicht – da mache ich sicher etwas kaputt“: Was brauchen wir, um diese Berührungsangst zu verlieren? Würde eine Fortbildung helfen? Wer in unserem Team fühlt sich medienaffin und kann als Digital-Pat:in wirken?
  • „Wir haben schon so viel zu tun, jetzt auch noch die Kita-App…“: Inwiefern könnte die Kita-App zusätzlichen Stress verursachen? Was darf auf keinen Fall passieren? Wie können wir dies vermeiden? 

Durch die Reflexion und Diskussion verschiedener Aspekte werden die Problemlösepotenziale des Teams angeregt. Auch kommen eventuelle Beratungs- und Fortbildungsbedarfe zur Sprache. Die Leitidee als positive Zukunftsvorstellung gewinnt hier nochmals an Bedeutung, denn im Mittelpunkt steht die Frage, welche Stolpersteine aus dem Weg zu räumen sind, um sie zu verwirklichen. 

 

Neue Standards und Zuständigkeiten erarbeiten

Um die Leitidee in die Tat umzusetzen, sind auf operativer Ebene schließlich konkrete Abläufe zu besprechen. Es geht darum, ein einheitliches Vorgehen festzulegen und eine Art "Etikette" für den Einsatz der Kita-App zu vereinbaren. Auch hier gilt: Das Kita-Team ist maßgeblich daran zu beteiligen, gemeinsame Standards zu entwickeln und den täglichen Einsatz des digitalen Helfers zu planen. 

Es sind Absprachen zu treffen über:

  • Umgangsformen: Professionelle Kommunikation ist einheitlich und durchdacht. Wie sprechen wir die Eltern an (Du oder Sie, Liebe Eltern, Sehr geehrte Eltern)? Welchem Stil sollen die Veröffentlichungen folgen (z.B. Termine stichpunktartig, Einblicke in den Kita-Alltag ausführlich, Direktnachrichten stets in ganzen Sätzen)?
  • Verantwortlichkeiten: Damit Inhalte weder doppelt weitergegeben noch versäumt werden, ist die Zuständigkeit zu klären. Wer erstellt welche Beiträge (z.B. Neuigkeiten zum pädagogischen Tag die Gruppenleitung, Termine die Kita-Leitung)? Wird derjenige auch als Absender angegeben (oder stets das Kita-Team)?
  • Lese- & Reaktionszeiten: Es empfiehlt sich, den Eltern gegenüber klare Lese- und Reaktionszeiten zu kommunizieren. Andernfalls können falsche Erwartungen entstehen. Gibt es Zeiten, zu denen wir nicht auf die Kita-App blicken (z.B. in der Kernzeit von 9-12 Uhr)? Wie häufig geben wir Einblicke in den pädagogischen Kita-Alltag (z.B. 1x wöchentlich, täglich)?

Ziel ist, dass jede:r Mitarbeiter:in die neuen Kommunikationsregeln mitträgt und umsetzt. Dennoch sollten auch diese nicht in Stein gemeißelt sein, sondern stets weiterentwickelt werden. Oft zeigt sich erst bei der Anwendung, ob die Regelungen alltagstauglich und ihrer ursprünglich formulierten Leitidee zuträglich sind. Bleiben Sie deshalb im Gespräch und reflektieren Sie immer wieder, ob Ihre Absprachen so passen oder überarbeitet werden müssen. Beziehen Sie dabei die Reaktionen und Rückmeldungen Ihrer Zielgruppe - den Eltern - ein. 

 

5 Tipps, das Team ins Boot zu holen:

  • PARTIZIPATION FÖRDERN: Binden Sie das Kita-Team aktiv ein. So fördern Sie die Beteiligung und die kreativen Lösungspotenziale der Mitarbeiter:innen. Dem Entstehen von Veränderungsbarrieren wird vorgebeugt. 
  • LEITIDEE ENTWICKELN: Formulieren Sie gemeinsam mit den Team-Mitgliedern eine Vision über den künftig optimalen Zustand. Halten Sie in ein, zwei Sätzen fest, worin der Gewinn Ihrer Kita aus dem Einsatz der Kita-App liegt. 
  • ÜBERZEUGUNGEN REFLEKTIEREN: Nehmen Sie Vorbehalte gegenüber digitalen Medien in der Kita ernst. Sie sind oft im beruflichen Selbstverständnis der pädagogischen Fachkräfte begründet und müssen reflektiert werden, damit lösungsorientierte Denkweisen entstehen können. 
  • STANDARDS ERARBEITEN: Besprechen Sie konkrete Vorgehensweisen, um eine durchgängige "Etikette" für digitale Kommunikation festzulegen. Dazu gehören passende Umgangsformen, geklärte Verantwortlichkeiten sowie vereinbarte Lese- und Reaktionszeiten. 
  • SCHRITTWEISE VORGEHEN: Planen Sie genügend Zeit ein, um die neue Kommunikations-Kultur gelingend einzuführen. Vielleicht starten Sie nicht sofort mit dem vollen Funktionsumfang der App, sondern etablieren diese nach und nach. Achten Sie darauf, jedes einzelne Teammitglied mitzunehmen.

 

Kita-Apps wie CARE können den Alltag erheblich erleichtern und helfen, zeitliche Ressourcen effizient einzusetzen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist der "Faktor Mensch" bei der Einführung zu berücksichtigen. Kita-Team und Leitung sind als sog. Kernsystem maßgeblich beteiligt, aber auch die Eltern als Zielgruppe und die Trägervertreter:innen sind auf die Reise mitzunehmen. Sicher steht Ihnen auch Ihr:e Fachberater:in gerne zur Seite. 

Der richtige Zeitpunkt, die Eltern einzubeziehen, richtet sich nach den Strukturen und der Kultur der jeweiligen Einrichtung. So kann es für die eine Kita selbstverständlich sein, den Elternbeirat von Anfang an zu involvieren. Eine andere Kita schafft besser erst Klarheit in den eigenen Reihen. Schauen Sie genau hin, wie es für Ihre Kita am besten ist.  

Für den Kita-Träger kann der Einsatz einer App wie CARE im Wettlauf um gute Fachkräfte durchaus ein Vorteil sein. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter:innen den Einsatz einer Kita-App als Wertschätzung ihrer Arbeitskraft empfinden. Zudem ist der effiziente Einsatz zeitlicher Personalressourcen ein wirtschaftlich relevanter Aspekt.

 

Fazit

Um digitale Tools wie Kita-Apps im Alltag der Kita zu verankern, ist die Akzeptanz der pädagogischen Fachkräfte zentral. Hierfür ist die aktive Einbindung des Kita-Teams in den Veränderungsprozess wichtig. Eine gemeinsam formulierte Leitidee wird mit vereinten Kräften verfolgt. Die Reflexion von Vorbehalten und daraus resultierende lösungsorientierte Ansätze helfen, Veränderungsbarrieren nachhaltig zu überwinden. Letztlich sind bestimmte Standards und Zuständigkeiten zu erarbeiten, die eine durchgängige Qualität des App-Einsatzes gewährleisten. Der Erfolg stellt sich ein, wenn das neue Gesamtkonzept von den Beteiligten getragen wird. 

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